Im Kontext der demografischen Entwicklung und des Bevölkerungswachstums ergeben sich auch in den nächsten Jahren komplexe Herausforderungen an die Leipziger Stadtverwaltung, die eine Anpassung ihrer Organisation sowie der Denk- und Arbeitsweise erfordern. Dabei hat die Verwaltung den Anspruch, den steigenden Anforderungen der Bürgerinnen und Bürger an ihre Stadtverwaltung gerecht zu werden und Prozesse und Abläufe zunehmend zu digitalisieren.

Die Herausforderung für die Stadt Leipzig war groß

„Wie in vielen gewachsenen Organisationen war auch die interne Informationslandschaft vor einigen Jahren sehr inhomogen und unübersichtlich“, so Volker Rasch, stellvertretender Referatsleiter Kommunikation.

Es existierten verschiedene Daten-Silos auf unterschiedlichster technologischer Basis, in denen die Mitarbeiter:innen Informationen finden konnten. Diese bildeten  sozusagen „Inseln“ innerhalb das ganzen Informationsgeschehens. Vor dem neuen Intranet gab es z. B. eine in HTML-programmierte so genannte „VWI“ (Verwaltungsinformation), in der sich u. a. Formulare für die tägliche Arbeit, Dienstanweisungen und Organigramme befanden. Darüber hinaus gab es eine ganze Reihe Datenbanken in Lotus Notes.

Vor einigen Jahren bekam das Referat Kommunikation die Aufgabe, sich Gedanken zu machen, wie ein neues Intranet aussehen kann. Für Volker Rasch war klar: „Wir müssen etwas schaffen, was über die reine Information hinausgeht und eine kollaborative, digitale Arbeitsplattform darstellt.“

Der Weg zum neuen Jalios-Intranet

Die Stadt Leipzig hat zunächst durch einen externen Berater eine Konzeption für ein neues Intranet erstellen lassen, indem unter anderem die Ziele für das Intranet beschrieben wurden. Es sollte ein Intranet für die Kommunikation und Kollaboration entstehen, indem sich auch Abläufe und Prozesse abbilden lassen.

Das Projekt wurde europaweit ausgeschrieben und man hat sich schließlich für die Technologie JPlattform der Jalios SA aus Frankreich entschieden.

Aufgabe von Real Experts war es, im ersten Schritt ein Lösungskonzept zu erstellen. Dazu wurde konkret beschrieben, wie die Anforderungen und verschiedenen Anwendungsfälle aus dem Pflichtenheft, dem erstem Konzept, in Jalios umgesetzt werden können. Dabei ging es auch um eine detaillierte Konzeption – die Anforderungen wurden überprüft, es wurde geschaut wie diese eingesetzt und genutzt werden können, welche wichtig sind und welche nicht. Im Anschluss daran erfolgte die Umsetzung des Konzepts. Das Intranet wurde technisch aufgesetzt und beim stadteigenen Dienstleister gehostet. 

Real Experts übernahm in Abstimmung mit Jalios die Aufgabe die die Konzeption weiter zu verfeinern, das Ganze in Jalios umzusetzen, zu konfigurieren und das System so einzurichten, dass es live gehen konnte. Die Umsetzung wurde durch den Hersteller überwacht. 

Eine weitere Aufgabe war das Nutzer-Onboarding, wofür durch uns Schulungen für Redakteure und Bereichsadministratoren durchgeführt wurden. Zudem schulten wir Führungskräfte der Stadtverwaltung Leipzig, da diese für die Nutzung und Akzeptanz des Intranets eine entscheidende Multiplikatorenrolle  übernehmen. Real Experts unterstützte dabei den Hilfe-Bereich aufzubauen – es wurden Tutorials in Schrift und Bildform und Schulungsvideos erstellt.

Arbeitsräume, Informationsbereiche und amtsinterne Intranets

Seit Anfang 2020 haben 8.000 Mitarbeitende Zugriff auf das neue Intranet, wodurch das alte System und zahlreiche Lotus-Notes-Datenbanken abgelöst werden konnten.

Das Intranet verfügt über verschiedene Bereiche. So gibt es Informationsbereiche mit Formularen, Dienstanweisungen, Informationen zu SAP, zum Projektmanagement, zur Digitalisierung und Bereiche der Interessenvertretungen wie beispielsweise dem Personalrat und dem Datenschutzbeauftragten.

In Arbeitsräumen können Mitarbeiter:innen in geschlossenen Projekt-Bereichen u. a. an Dokumenten arbeiten, Termine koordinieren, Diskussionen führen und Glossare pflegen. Jedes Amt hat die Möglichkeit, ein eigenes Intranet im Intranet aufzubauen und dort Informationen zu hinterlegen, die nur für das jeweilige Amt bestimmt sind.

„Das Referat Kommunikation mit seiner Intranet-Redaktion ist Gatekeeper für die Startseite, auf der die Informationen aus den unterschiedlichsten Bereichen zusammenlaufen. Das heißt allerdings nicht, dass wir generell alle Nachrichten selbst aufbereiten und einstellen. Sie werden zum großen Teil dezentral erstellt und uns über einen Workflow für die Veröffentlichung vorgeschlagen. Wir prüfen diese aus fachlicher Sicht, machen da wo nötig Verbesserungsvorschläge und geben die Inhalte anschließend mit zwei Klicks frei. Danach ist die Information für alle Mitarbeitenden auf der Startseite verfügbar“, so Volker Rasch.

Für das gesamte Intranet existiert ein sehr komplexes Rollen- und Rechtekonzept, damit erhalten Mitarbeitende die Informationen, die für sie bestimmt sind.

Perspektivisch soll noch ein externer und mobiler Zugriff möglich sein sowie die Eigenbetriebe integriert werden.