IPROconsult ist ein Ingenieur- und Architekturbüro mit aktuell rund 400 Mitarbeiter:innen an 14 Standorten deutschlandweit sowie Schwestergesellschaften in Österreich und Marokko. Die Ingenieure und Architekten vereinen ganzheitliches Planen und interdisziplinäres Arbeiten unter einem Dach. Daraus entwickeln sie neue Perspektiven für die integrale Planung, Entwicklung und Gestaltung zukunftsweisender Gebäude, Fabrik- und Energieanlagen, Infrastrukturen und Landschaften.
Das bekannteste Projekt der IPROconsult ist der Wiederaufbau der Frauenkirche in Dresden. Als Experten für Digitalisierung und Building Information Modeling (BIM) bündeln diese heute ihre ganze Erfahrung für die Generalplanung von morgen. Mehr zu IPROconsult: http://www.iproconsult.com

Kommunikation und Informationsaustausch sind zentrale Erfolgselemente

Gerade im Bauwesen wirken in einem Projekt viele verschiedene Teams ganz unterschiedlicher Fachdisziplinen mit, die es gut zu koordinieren gilt. Kommunikation und Informationsaustausch sind zentrale Erfolgselemente. Gleichzeitig müssen die deutschlandweit verteilten 400 Mitarbeiter:innen effizient miteinander vernetzt sein. Klar ist, interne Kommunikationsformen rücken auch bei IPROconsult immer weiter in den Fokus.

Ein bestehendes Intranet war zwar im Unternehmen vorhanden, jedoch war dieses 2017 bereits 10 Jahre alt und die Nutzerfreundlichkeit schlecht. Die Abteilungen Unternehmenskommunikation und IT forderten bessere Möglichkeiten, um untereinander zu kommunizieren. Der Zeitaufwand, um bestimmte Informationen zu finden war oftmals zu hoch. Durch die jahrelang etablierte Top-Down Kommunikation über die einzelnen Hierarchieebenen gingen zu Teilen auch Informationen verloren.
Aus diesen Gründen entschied sich IPROconsult 2017 für die Einführung eines Social Intranets. Dabei kam eine Frage als erstes auf: Welches System ist das passendste für die IPROconsult?

Auswahl des Social Intranet und Implementierung

Der erste Schritt zur Wahl eines geeigneten Intranets war es, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen, welche Aspekte und Aufgaben wichtig sind. Gemeinsam mit der IPRO führten wir zunächst eine ausführliche Anforderungsanalyse, in welcher die Ziele und Anforderungen der Mitarbeiter und des Unternehmens festgehalten wurden.

Im nächsten Schritt spielte die Einbindung der Mitarbeiter eine große Rolle. Es fand ein Workshop statt bei welchem 15 Mitarbeiter:innen aus den verschiedenen Standorten und unterschiedlichen Fachbereichen ihre persönlichen Anforderungen an das neue Intranet zusammentrugen. Diese waren relativ vielseitig:

  • schnell abrufbare Informationsbereitstellung an allen Standorten
  • Insights, welche Mitarbeiter der Abteilung womit beschäftigt sind
  • Foren zum Austausch untereinander
  • online verfügbarer Speiseplan

Anschließend ermittelten und bewerteten wir, wie verschiedene Systeme den entstandenen Ansprüchen am effizientesten gerecht wurden. Unser Ergebnis war die auf Confluence basierende Technologie Linchpin.

Das System wurde eingeführt, indem der Geschäftsführer sich zur Wahl und Notwendigkeit des Intranets via Video positioniert und die Mitarbeiter zur aktiven Nutzung aufgerufen hat. Gleichzeitig wurden den Mitarbeitern Erklärvideos zur einfacheren Handhabung einzelner Funktionen bereitgestellt und es gab individuelle Onlineschulungen.

Die erfolgreiche Implementierung eines Social Intranet ist jedoch nur möglich, wenn auch die Mitarbeiter aktiv in den Prozess eingebunden werden. Aus diesem Grund hat die IPROconsult zu einem Ideenwettbewerb aufgerufen, um dem neuen Intranet einen Namen zu geben. Es entstand das IPROnet.

Neue Möglichkeit der Kommunikation

Mithilfe von Linchpin war es möglich alle Anforderungen der Mitarbeiter und der Geschäftsführung adäquat umzusetzen. Es besteht die Möglichkeit sich in Gruppen und Foren untereinander auszutauschen und eigene Blogbeiträge zu verfassen. Das Intranet ermöglicht es zudem standort- und abteilungsspezifische Informationen leicht auffindbar bereitzustellen, gleichzeitig können die einzelnen Standorte ihre eigenen Bereiche erstellen. Die Top-Down Kommunikation innerhalb des Unternehmens wurde reduziert.

Da sich die Anforderungen der Mitarbeiter:innen über die Zeit immer weiterentwickeln muss auch das Intranet immer wieder angepasst werden. Über die Feedback-Funktion können neue Anregungen und Ansprüche gesammelt und zusätzlich gewünschte Funktionen nachträglich hinzugefügt werden.