KISA – Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen

KISA ist ein kommunaler IT-Dienstleister im Freistaat Sachsen mit Geschäftsstellen in Chemnitz, Dresden und Leipzig. Der Zweckverband unterstützt hauptsächlich Landkreise, Städte, Gemeinden und weitere Einrichtungen in öffentlich-rechtlicher Trägerschaft mit innovativen IT-Lösungen. KISA erbringt im Wesentlichen Dienstleistungen für die mehr als 271 Verbandsmitglieder. Mehr zur KISA: www.kisa.it

Zu Beginn bestand das Intranet aus einer PDF-Sammlung

„Als ich im Mai 2019 begonnen habe, bei der KISA zu arbeiten, bestand das Intranet aus einer PDF-Sammlung mit den wichtigsten Informationen. Es gab keine Möglichkeit mit unsere Kolleg*innen zentral zu kommunizieren“, beschreibt Nancy Reim, verantwortlich für Marketing und Kommunikation bei der KISA die Situation als sie anfing, im Unternehmen zu arbeiten.

Anfang 2020 nutzte KISA bereits Confluence als interne Wissensdatenbank und stand einige Monate später vor der Herausforderung, nun auch auf Basis von Confluence ein Intranet einzuführen. Bei ihren Recherchen stieß Nancy Reim auf Linchpin, die Confluence-Erweiterung, von Seibert Media. „Mir begegnete schließlich ein Video, indem IPROconsult, ein Unternehmen, das direkt bei uns um die Ecke sitzt, von der Einführung ihres Linchpin-Intranets berichteten. Also rief ich kurzer Hand an und erkundigte mich nach dem Vorgehen und ihrer Partneragentur Real Experts. Die mir sehr empfohlen wurde“, berichtet die Marketingverantwortliche.

Auftakt-Workshop mit Kolleg:innen aus Marketing, IT, …

Im April 2020 wurden die ersten Vorgespräche mit Real Experts geführt und im Anschluss die technischen Voraussetzungen geschaffen, um das System zu nutzen. Im September fand einen Auftakt-Workshop mit Kolleg:innen aus Marketing, IT sowie dem Verantwortlichen für Confluence zu den Zielen unseres Intranets statt. Oliver Reithage, Berater für den digitalen Arbeitsplatz bei Real Experts, erstellte hierfür die Struktur und Roadmap direkt in einem separaten Bereich im KISA Confluence. Anschließend fanden Workshops zur Konfiguration statt und Nancy Reim stellte intern der Geschäftsführung, dem Personalrat, dem Datenschutz- und IT-Sicherheits-Team das neue Intranet vor.

Da Confluence täglich im Einsatz war, konnte es in der Woche nicht vom Netz genommen werden, so wurde an dem Wochenende vor dem Live-Gang des Intranets alles vorbereitet. Denn „am 7. Dezember 2020 war der Tag der Tage. Ursprünglich wollten wir allen KISA-Kolleg:innen in einer Vor-Ort-Veranstaltung unser neues Intranet präsentieren, doch aufgrund der Corona-Pandemie haben wir daraus eine Videokonferenz per Zoom gemacht“, erzählt die Projektverantwortliche Nancy Reim. Die Kurzvorstellung wurde für die Kolleginnen und Kollegen, die bei der Live-Vorstellung nicht dabei sein konnten aufgezeichnet.

Allgemeine Informationen werden nur noch über das Intranet verteilt

Das Projekt war ein voller Erfolg. Allgemeine Informationen werden nur noch über das Intranet verteilt und nicht mehr, wie zuvor, per E-Mail verschickt. „Wir nutzen aktuell Linchpin Essentials und prüfen gerade welche Erweiterungen wir zukünftig noch integrieren wollen”, so Nancy Reim.