Digitaler Arbeitsplatz

So gelingt die erfolgreiche Microsoft Teams Einführung

Die Kommunikations- und Kollaborationsplattform Microsoft Teams aus dem Office365 Öko-System gehört aktuell zu den populärsten Tools im Digital Workplace für Mitarbeiter. Gerade während der andauernden Corona-Zeit hat sich das Tool kurzfristig als eine wirksame Technologie zur Unterstützung der Remote Arbeit aus dem Home Office bewährt. Die Nutzerzahlen sprechen für sich: Während der Corona-bedingten Heimarbeit wuchs laut Microsoft die Nutzerzahl von 12 Millionen auf 44 Millionen Nutzer weltweit. Unternehmen und Mitarbeiter haben sich - wenn auch notgedrungen - zügig mit den Möglichkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit in Microsoft Teams vertraut gemacht und letztlich vom Potential dieser Software profitiert. Das gilt insbesondere für die klassischen “Office-Worker”, die durch die kurzfristige Bereitstellung von Microsoft Teams in der Lage waren, ihre Arbeitstätigkeit standortunabhängig und unter den geltenden Reiseeinschränkungen fortzusetzen.

Dieser Umstand hat bei vielen Unternehmen zu einer Art umdenken geführt. Bis dato gehörte das Thema Remote-Arbeit nicht zu dem gängigsten Repertoire für Office-Worker bzw. wurde nicht selten auf die Kommunikation via E-Mail reduziert. Unternehmen haben jedoch in dieser Zeit erkannt, dass sich mit sogenannten kollaborativen Softwarelösungen deutliche Effizienzgewinne erzielen lassen. Warum also beispielsweise zukünftig ein Meeting oder einen Workshop vor Ort stattfinden lassen, wenn man dieses dank Cloud-Technologien auch standortunabhängig durchführen kann!? Gerade in der Projektarbeit, bei der in der Regel verschiedene Stakeholder beteiligt sind, sind die Mehrwerte immens. Einfache Koordination, schnelle Absprachen und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Und das wohlgemerkt alles in Echtzeit. Davon wollen viele Unternehmen jetzt natürlich nicht nur kurzzeitig profitieren.

Unternehmen, insbesondere die IT-Abteilungen, stehen deshalb nun vor der Herausforderung, Microsoft Teams langfristig in die digitale Arbeitswelt zu integrieren. Ein unternehmensweiter Rollout über alle verschiedene Fachbereiche ist dabei natürlich wünschenswert, jedoch nicht selten von einigen internen Entscheidungsträgern betroffen. Wenn IT-Vorhaben wie Software-Einführungen mehrere Fachbereiche oder das gesamte Unternehmen betreffen, berühren sie vielfach auch gegensätzliche Interessen. Nicht für alle Mitarbeiter ist beispielsweise Microsoft Teams das Mittel der Wahl. Vor einem unternehmensweiten Rollout von Teams empfehlen wir daher die Umsetzung eines Testpiloten mit ausgewählten Fachbereichen. Durch die Pilotierung gewinnt man mehr Informationen darüber, für welche Fachbereiche Microsoft Teams praktikabel und zukunftsfähig ist, und für welche wiederum nicht. Unternehmen laufen dadurch weniger Gefahr, zu viel Geld in Lizenzkosten zu investieren oder Mitarbeitern eine Technologie bereitzustellen, dessen Umgang ihnen fremd ist bzw. keinen Mehrwert bietet. Daher nun also mehr zur Pilotierung:

Wie eine Microsoft Teams Pilotierung aussehen könnte, haben wir in einem von uns verprobten 3 Phasen-Modell dargestellt. Jede Phase beinhaltet verschiedene Zielstellungen und Ergebnisse.

3-Phasenmodell für die Pilotierung von Microsoft Teams in Unternehmen

Projektphasen für MS Teams Einführung

Phase 1 - Vision & Zielstellung

Die erste Phase beinhaltet die Festlegung relevanter Nutzer für die Pilotierung, das Erkennen und Priorisieren von Anwendungsfällen sowie das Erarbeiten einen Erfolgsplans für die Einführung von Microsoft Teams im Unternehmen. Im Einzelnen gehen daraus folgende zentrale Ergebnisse hervor (siehe Tabelle):

Phase 2- Bereitstellung & Befähigung

Die zweite Phase beinhaltet die technische Bereitstellung (AD-Anbindung des lokalen Benutzerverzeichnisses + Basiskonfiguration) sowie Onboarding und Befähigung der Pilotgruppe zum Arbeiten mit Microsoft Teams. Für den Piloten entstehen daraus folgende zentrale Ergebnisse (siehe Tabelle):

Phase 3 - Testing & Bewertung

Im Fokus von Phase 3 geht es insbesondere um das Verproben von Teams. Die Pilotgruppe soll die Möglichkeit bekommen, Teams unter möglichst realistischen Bedingungen zu testen, damit die Pilotierung anschließend einer Bewertung unterzogen werden kann. Diese dient als Grundlage für weitere Rollout-Überlegungen von Teams im Unternehmen. Einzelne Ergebnisse siehe Tabelle.

Übersicht der Projektergebnisse aus den einzelnen Phasen

Projektphasen für MS Teams Einführung

Fazit: Microsoft Teams Schritt für Schritt im Unternehmen einführen

Die Einführung von Microsoft kann insbesondere für alle klassischen Office-Worker im Unternehmen einen erheblichen Mehrwert in der täglichen Arbeit darstellen. Damit dieser Mehrwert auch langfristig gewährleistet werden kann, empfiehlt sich eine Schrittweise Einführung von Microsoft Teams im Unternehmen. Aufbauend aus unseren Projekterfahrungen mit Microsoft Teams benötigt es dafür einiger Vorüberlegungen, zum Beispiel zum Thema Anwendungsfälle, Berechtigungen und Benutzerschulungen. Je nach Unternehmen und digitaler Ausbaustufe im Unternehmen können diese sehr unterschiedlich ausgeprägt sein. Mit einem wie hier dargestellten strukturierten Vorgehen kann eine Entscheidung PRO oder CONTRA Microsoft Teams jedoch nachhaltig getroffen werden und gibt Unternehmen und Entscheidern damit die nötige Investitionssicherheit, die für eine nachhaltige Digitalstrategie benötigt wird.