Intranet

Ein Intranet mit ... - „Unily“ stellt sich vor

Hallo Kevin Hähnlein! In unserer Blogreihe zeigen wir unseren Lesern und Kunden verschiedene Intranet-Technologien und geben exklusive Einblicke. Daher freue ich mich, dass wir heute mit dir über eure Intranet-Lösung „Unily” sprechen können. Bevor wir das machen, stelle dich unseren Lesern doch aber bitte kurz vor:

Kevin: Hi Olli, danke für die Einladung. Ich bin seit knapp fünf Jahren in der Welt des Digitalen Arbeitsplatzes tätig, die ich neben meinem Politik- und Wirtschaftsstudium als Werkstudent bei der T-Systems kennenlernen durfte. Ich hatte das Glück, viele große Unternehmen in spannenden Digitalisierungsprojekten begleiten und dabei viele Technologien, Methoden und Netzwerke kennenlernen zu dürfen. Vorher habe ich mich viel politisch engagiert und das Marketing bei einem Startup im Sportmedienbereich aufgebaut. Heute bin ich bei Unily als Sales Engineer für die DACH-Region verantwortlich.

Einen Tag mit dir an der Seite als Sales Engineer für Unily: Was würde mich erwarten?

Kevin: Der Alltag ist sehr abwechslungsreich. Zwischen Meetings mit Bestandskunden, potenziellen Neukunden und internen Abstimmungen, bin ich Ansprechpartner für alle technischen und funktionalen Fragen rund um Unily. Das heißt ich betreue zum Beispiel Ausschreibungen, erstelle Demo-Umgebungen und stelle Unily verschiedenen Stakeholdern in Unternehmen vor.

Das Thema Intranet begleitet Unternehmen ja nicht erst seit kurzem. Die Leser interessiert sicher, wie sich eurer Meinung nach als Produktanbieter die Anforderungen an ein Intranet entwickelt haben. Daher, gib uns ein wenig Insight. Gibt es für dich einen Unterschied zwischen früheren und heutigen Intranet-Systemen?

Kevin: Ich finde es hier besonders spannend zu beobachten, wie sich die Anforderungen an ein klassisches Intranet als Kommunikationsmedium einerseits kaum verändert haben, die technologischen Möglichkeiten andererseits schon. Vielmehr hat sich unsere Art und Weise zu arbeiten sowie die Kommunikationskultur in vielen Unternehmen stark gewandelt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen einbezogen werden in Prozesse und Entscheidungen - und somit entsteht immer mehr Druck für Entscheider*innen, gewisse Verantwortungsbereiche abzugeben und gewissermaßen zu demokratisieren. Das spiegelt sich dann in mittlerweile selbstverständlichen Social Features wie Kommentaren, Likes und Mitarbeiterblogs oder in der mobilen Verfügbarkeit von Unternehmensapps wider. Dementsprechend ist ein heutiges Intranet bestenfalls die digitale Heimat und kulturelle Brutstätte eines modernen, transparenten Unternehmens.

Lass uns mehr über eure Lösung Unily sprechen. Wo kommt Unily her und seit wann seid ihr auf welchen Märkten aktiv?

Kevin: Unily entstammt der Firma Brightstarr, die bereits seit 2006 existiert und zunächst viele Jahre Custom-Intranets auf Basis von SharePoint für große Kunden wie zum Beispiel adidas gebaut hat. Seit 2016 gibt es jetzt Unily als SaaS-Lösung, die nicht mehr auf SharePoint, sondern auf Azure basiert und somit standalone einsetzbar ist. Die Firma, die mittlerweile auch Unily heißt, hat ihren Sitz in London und war schon früh in den USA sowie Kanada und Australien aktiv. Auch in Deutschland und der Schweiz haben wir schon langjährige Kunden, deren Erfolgserlebnisse wir jetzt mit einem stärkeren Fokus auf die DACH-Region ausbauen und anderen Unternehmen ermöglichen möchten.

Nun etwas mehr zum Produkt: Was ist Eure Vision mit Unily? Mit welchen Prozessen fängt für euch als Produktanbieter ein Intranet an und wo zieht ihr die Grenze zu anderen Systemen?

Kevin: Unily ist eine Employee Experience Plattform im Herzen des Digitalen Arbeitsplatzes, die jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin den Arbeitsalltag erleichtern soll. Das bedeutet zunächst erstmal, dass wir uns mit unserem Werkzeugkoffer an Funktionalitäten von klassischen Social Intranet- oder Mitarbeiterapp-Anbietern abheben, indem wir vor allem auf starke Integrationen in Kollaborationswelten sowie ein sehr kraftvolles Content Management System setzen. Mit Unily können nahezu alle Tools und Prozesse des Digitalen Arbeitsplatzes durch tiefe Integrationen zusammengeführt und zudem diverse User Experiences für verschiedene Zielgruppen erstellt werden. Das heißt also, dass ich vom ITSM- oder Microsoft 365 Prozess für meine Desktop-Worker, über die mobile News für meine Frontline Worker bis hin zum Extranet für Partner oder Kunden alles in einer Plattform vereinen kann. Das ist unser klarer USP.

Beim Austausch mit Unternehmen hört man nicht selten, dass das Intranet aufgrund technischer Barrieren gerade von weniger technologisch-affinen Mitarbeitern*Innen nicht im vollem Umfang genutzt wird. Wie lautet eure Strategie für die Überwindung dieser Hürden?

Kevin: Wichtig ist dabei, dass man die Anforderungen der unterschiedlichen Zielgruppen innerhalb des Unternehmens genau analysiert und die wichtigsten Anwendungsfälle priorisiert. Auf dieser Grundlage kann man dann, mit der notwendigen technologischen Flexibilität einer Employee Experience Plattform, maßgeschneiderte User Experiences erstellen. Will heißen, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin nur für ihn oder sie relevante Inhalte oder Prozesse angezeigt bekommt und somit die Komplexität der Nutzung reduziert wird. Darüber hinaus ist ein grundsätzlicher Fokus auf Intuition und Design natürlich unabdingbar. Wir versuchen uns dabei von weniger benutzerfreundlichen Anwendungen wie SharePoint abzuheben.

Das Thema Integrationen gewinnt im Kontext von Intranet-Technologien an Bedeutung. Unternehmen wollen bestehende Anwendungen in das Intranet aufnehmen und damit für ihre Mitarbeiter*Innen leichter zugänglich machen. Anbieter werben daher immer mehr mit vielfältigen Integrationsmöglichkeiten. Welche Integrationen bietet Unily an und welche werden von Kunden besonders oft angefragt?

Kevin: Das ist wie erwähnt eine unserer Kernkompetenzen und der Grund, warum viele unserer Kunden Unily lieben. Da unsere Plattform auf Azure basiert nutzen wir einige Microservices von Microsoft und bieten out-of-the-box Integrationen mit SharePoint, Teams, Yammer oder Exchange an. Darüber hinaus haben wir in den vergangenen Jahren auf Basis unseres Frameworks „Unily Connect” viele weitere Standardschnittstellen gebaut, die mittlerweile zum Kernprodukt gehören. Das umfasst Integrationen mit GSuite, Slack, ServiceNow, Salesforce oder SAP Successfactors. Prinzipiell ist unsere Plattform so offen gestaltet, dass über die API Inhalte in Unily herein oder aus Unily heraus gepusht werden können. Zudem können alle Cloud-Tools, deren Authentifizierung auf Azure AD oder OAuth2 basiert, integriert werden.

Lass uns noch etwas tiefer über Integrationen sprechen. Unterscheidet Ihr bei Unily über die Tiefe der Integration? Ab wann stellt eine Integration für Mitarbeiter*innen eurer Meinung nach einen Mehrwert dar und wann nicht ?

Kevin: Sehr gute Frage. Oftmals ist ja bereits von Integrationen die Rede, wenn es sich eigentlich nur um einen Link-Absprung handelt, der einen anderen Tab oder eine andere Applikation öffnet. Wir bieten darüber hinaus an, dass Inhalte aus Drittsystemen in die Unily-Suche integriert oder in eigens erstellten Widgets und Document Types angezeigt werden können. Die Champions League der Integrationen erreichen wir damit, dass Prozessschritte innerhalb von Unily abgebildet werden können, sodass ich zum Beispiel einen neuen JIRA-Task, einen SAP-Urlaubsantrag oder eine Teams-Nachricht erstellen kann, ohne die Applikation verlassen zu müssen. Aus meiner Sicht sind es vor allem diese tiefen Integrationen, die einen echten Mehrwert schaffen können. Für viele User ist aber auch ein gut sortiertes und personalisierbares Launchpad schon ein guter Anfang.

Wie lautet eure Produktstrategie für eine Integrations-Vielfalt mit Unily? Wo steht ihr aktuell und wo möchtet ihr vielleicht noch hin?

Kevin: Mit unserem letzten Major Upgrade auf Version 6 haben wir die Produktstrategie mit der Einführung unseres Feature Stores maßgeblich erweitert. Alle Unily-Kunden können sich über ihr CMS jederzeit und kostenfrei neue Features installieren und ihre Plattform somit eigenständig erweitern. Im Store finden sich Integrations-Features wie ein „Share to Teams Button“ oder eine ServiceNow Knowledge Search, aber auch ein kommunikativ wertvolle Erweiterungen wie ein FAQ-Portal oder ein alternatives Homepage-Design. Neben der stetigen Weiterentwicklung des Kernproduktes und den zunehmend zur Verfügung stehenden out-of-the-box Integrationen von Drittanwendungen, werden Unily-Kunden zukünftig noch viel mehr Möglichkeiten haben, mit Hilfe des Feature Stores ihre Plattform zu verbessern und immer wieder neue Anreize zu schaffen.

Kannst du uns deine Top 3 Zukunftsthemen für das Intranet nennen, die in naher Zukunft euer Meinung nach an Bedeutung gewinnen werden?

Kevin: Ich gebe es nicht auf an den Aufstieg von KI-basierenden Chatbots zu glauben. Darin sehe ich die spannendsten Anwendungsfälle sowie das größte Prozessoptimierungs- und -automatisierungspotential. Wir arbeiten hier auch gerade an den nächsten Iterationen. Mindestens genauso spannend finde ich das Thema Analytics und damit verbundene Workflows. Ich glaube, dass viele Mechanismen, die wir bereits im Customer- und Consumer-Bereich auf Webseiten sehen, zunehmend auch in Intranets Einzug halten werden. Darüber hinaus glaube ich, dass Unternehmen zukünftig auf Lösungen setzen werden, mit denen sie ausnahmslos alle ihre Stakeholder und Zielgruppen erreichen können, egal welches Endgerät diese nutzen. Aktuell gibt es noch sehr viel Nischenprodukte, die sich in den nächsten Jahren abschaffen oder zu erweiterten Lösungen weiterentwickeln werden.

Abschließend noch eine heikle Frage. Unternehmen schöpfen mehr und mehr nach Effizienz und wollen ihre Kosten durch schnellere Prozesse optimieren. Die Mehrwerte eines Intranets lassen sich vielleicht weniger gut quantifizieren. Wie entgegnest du möglichen Kunden, die eine Plattform wie Unily als „Spielerei“ oder zusätzlichen Kostenfaktor betiteln?

Kevin: Ein zusätzlicher Kostenfaktor ist es definitiv, zumindest kurzfristig. Ich sehe aber zunehmend, dass Unternehmen den langfristigen Mehrwert solcher Plattformen erkennen. Sicherlich gibt es auch Studien, die Produktivitätsgewinne aufzeigen - einige unserer Kunden haben hier teils signifikanten ROI ermitteln können und E-Mail-Verkehr um 88 % reduziert oder einzelne digitale Arbeitsschritte um 200 % beschleunigt (Deloitte). Eine aktuelle Untersuchung von Deloitte hat festgestellt, dass mit einem modernen Intranet die Produktivität um 7 %, die Zufriedenheit um 20 % und die Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern um 87 % gesteigert werden kann. Letztendlich ist ein Intranet, bestenfalls als Employee Experience Plattform, also eine Investition in die Transparenz, die Kultur und die Attraktivität eines Unternehmens.

Vielen Dank für das Gespräch, Kevin.

Quelle: https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/mx/Documents/human-capital/Thedigitalworkplace.pdf