Whitepaper: Digitale Kompetenzen

Digitale Kompetenzen [3/4] : Das Social Intranet als zentrale Drehscheibe der digitalen Kompetenzaneignung

Das Social Intranet als zentrale Drehscheibe der digitalen Kompetenzaneignung

Bereits während der Entwicklung der digitalen Strategie und darin inbegriffen digitaler Kompetenzen für das eigene Unternehmen, müssen Hilfsmittel zur Vermittlung dieser digitalen Kompetenzen in Betracht gezogen werden. Diese Hilfsmittel können, müssen jedoch nicht, technologiebasiert sein:

  • Blended Learning mittels Präsenz- und Online Schulungen
  • Webinare
  • Tutorials im Learning Management System (LMS)
  • Mentoren/Coaches zur Vermittlung in Gruppen- bzw Einzelgesprächen
  • Communities im Socal Intranet
  • Lehr- und Lernmaterialien in Form von Videos, Blogs, Foren, etc.

Im Idealfall wählt das Unternehmen immer eine Mischung aus verschiedenen Elementen, um verschiedene Lerntypen unterschiedlich ansprechen zu können. Im Fokus dieses Artikels steht die Unterstützung einer digitalen Kompetenzentwicklung durch den Einsatz eines Social Intranets. Dazu werden im Folgenden Beispiele aufgezeigt, wie Unternehmen dieses Element nutzen können um digitale Kompetenzen aufzubauen und welche Voraussetzungen dafür gegeben sein müssen. Social Intranets (oder auch Enterprise Networks genannt) existieren nicht erst seit gestern im Unternehmen. Die meisten werden in der ein oder anderen Form bereits ein solches Netzwerk im Einsatz haben. Mehrwerte dieser Netzwerke sind vielfältig und reichen von einer besseren Vernetzung, über eine gesteigerte, nachhaltigere Kommunikation bis hin zu einem Ort für das schnelle Suchen und Finden von Informationen. Anwendungsfälle innerhalb eines Social Intranets sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Oft befinden sich die Präsentation des eigenen Bereichs (Showroom), der Austausch mit Kollegen im nationalen und internationalen Bereich, die Findung von Ideen (Ideation), Managementblogs etc. unter ihnen. Dementsprechend deckt ein solches Netzwerk viele Bereiche der täglich Arbeit und Zusammenarbeit ab. Es liegt die Frage nahe, inwieweit dieses zur Vermittlung und Aneignung digitaler Kompetenzen verwendet werden kann?

Der Europäischer Referenzrahmen für digitale Kompetenzen (DigComp) und wie ein Social Intranet dazu beiträgt die darin beschriebenen Kompetenzen zu fördern

Der DigComp Referenzrahmen

Der DigComp beschreibt, was es für Bürger und Bürgerinnen bzw. letztendlich auch für Unternehmen der EU bedeutet “digital Kompetent” zu sein. Dabei geht es der Initiative um den Mensch. Der Referenzrahmen konzentriert sich nicht auf Technologien oder Software, sondern versucht, den selbstbewussten, kritischen und verantwortungsvollen Umgang der Menschen mit der digitalen Technologie zu unterstützen. Das Rahmenwerk bietet zudem eine umfassende Beschreibung der Kenntnisse, Fähigkeiten und Einstellungen, die Menschen in fünf Schlüsselbereichen benötigen3 . Bei einem Blick ins digitale Kompetenzframework der Europäischen Kommission wird schnell klar, dass sich das Thema “Digitale Kompetenzen” über mehrere Bereiche erstreckt. Diese sind u.a.:

  • Kommunikation und Zusammenarbeit (Interagieren durch digitale Technologien, Teilen, Zusammenarbeit an Dokumenten, Netiquette, Profile, etc.)
  • Informationen und Daten (Finden und Ablegen von Informationen, Datenhaltung, etc.) * Digitales Erzeugen von Content (Entwicklung, Copyright, Ablegen, etc.)
  • Sicherheit (Schutz der eigenen Daten, Persönliche Profildaten, Passwörter, etc)
  • Lösen von Problemen (Technische Probleme selbstständig lösen, Digitale Bedürfnisse erkennen, digitale Lücken erkennen und beheben, etc.)

In Unternehmen werden weitere, meist branchenspezifische, digitale Kompetenzen gefordert sein. Im Folgenden wird aufgezeigt, wie ein Social Intranet den Aufbau der durch die EU geforderten digitalen Kompetenzen unterstützen kann. Es werden zudem praktische Anwendungsbeispiele vermittelt.

Digitale Kompetenz: Kommunikation und Zusammenarbeit

Tatsächlich ist diese digitale Kompetenz der zentrale Punkt eines Social Intranets. Durch die Benutzung einer solchen Plattform werden Punkte wie das Teilen von Inhalten, die Zusammenarbeit an Dokumenten oder ein Gefühl für die Netiquette im Netz vermittelt. Natürlich reicht es hier nicht aus den Mitarbeiter in dieser digitalen Welt auf sich allein gestellt zu lassen. Hier ist das Thema Change Management gefragt. Dem Mitarbeiter muss gezeigt werden, was er mit diesem Netzwerk alles machen kann, wie es seine tägliche Arbeit erleichtert und was er daraus für einen Mehrwert zieht. Konkret können das Unternehmen über verschiedene Kanäle vermitteln. Hilfeseiten im Intranet selbst geben eine gute Anlaufstation. Viele arbeiten auch mit dem Einsatz von Multiplikatoren und Botschaftern. Aber auch Schulungen, online oder per Präsenzveranstaltung bzw. Webinar, können hilfreich sein.

Anwendungsbeispiel: Austausch in Communities of Interest/Practice intern oder mit externen Partnern

Digitale Kompetenzen sind im Unternehmen oft nicht gleichverteilt. Ein Mitarbeiter kann auf diesem Gebiet schon etwas mehr, ein anderer auf einem Anderen. Dennoch gibt es, besonders global gesehen, Mitarbeiter mit gleichen Interessen. Dies sollten Unternehmen sich zunutze machen. In s.g. Communities of Interest/Practice bieten sie den Mitarbeitern die Möglichkeit sich über bestimmte Themen auszutauschen, Fragen zu stellen und zu beantworten. Dies bietet wiederum Dritten, die neu im Thema sind die Möglichkeit sich einzulesen und die Experten auf diesem Gebiet bereits ausfindig zu machen.

Anwendungsbeispiel: Strategische Projekte digital begleiten

Bereits die Entwicklung einer Strategie sowie die Findung digitaler Kompetenzen kann mithilfe einer sozialen Plattform geschehen. Deren Fokus liegt klar auf dem Austausch und der Kommunikation. Informationen lassen sich dementsprechend nachhaltig online zur Verfügung stellen, Workshopergebnisse transparent aufarbeiten und online besprechen. Die meisten Plattformen bieten zudem die Möglichkeit Projektmanagement Funktionen wie Kanban-Boards oder Projektpläne zu nutzen.

Digitale Kompetenz: Information und Daten

Ein Social Intranet funktioniert zumeist anders, als das gute alte Datenlaufwerk. Viel geschieht über die Suche und das Teilen von Inhalten. Technisch ist es dementsprechend von immensem Vorteil, wenn die Suche exakt funktioniert. Das beste Suchsystem hat seine Grenzen, wenn es die Informationen nicht hat, nach denen gesucht wird. Es ist wichtig dem Mitarbeiter aufzuzeigen, wie Inhalte bestmöglich beschrieben werden, was Tagging ist und wie es funktioniert und wo es sinnvoll ist Informationen zu teilen. Auch hier geschieht im Unternehmensalltag viel über eine gute Kommunikationspolitik zum Mitarbeiter. Führungskräfte sollten stets mit gutem Beispiel voran gehen. Baut sich der Manager sein eigenes Filesystem auf, werden die Mitarbeiter womöglich keinen neuen Weg einschlagen.

Anwendungsbeispiel: Blended Learning und digitales Lernen in Communities

Dem Mitarbeiter digitale Kompetenzen anzueignen unterscheidet sich im Grunde nicht von der Aneignung anderer Kompetenzfelder. Auch an dieser Stelle besteht die Möglichkeit Systeme aus dem Bereich Human Ressources einzusetzen (z.B. das LMS). Unternehmen sollten dies jedoch nicht als ein One-Way sehen, sondern allenfalls als ein sich ergänzendes System verschiedener Angebote verstehen. Der Grund dafür liegt in der Natur des Menschen selbst. Es gibt verschiedene Arten von Menschen mit unterschiedlichen Lerninteressen und Lerntypen (visuell vs. auditiv). Dies ist ein weitreichendes Feld und soll an dieser Stelle nicht näher betrachtet werden. Wichtig ist jedoch, dass unterschiedliche Typen unterschiedlich angesprochen werden müssen. Entsprechend der Möglichkeiten der Plattform können digitale Lerninhalte unterschiedlich begleitet werden. So kann der Austausch in Lern-Communities gefördert werden indem z.B. für jeden Kurs im LMS eine Communitiy zur Vor- und Nachbereitung existiert in der sich die Teilnehmen und ggf. der Tutor austauschen können. Viele Social Intranets bieten die Möglichkeit der Videoaufzeichnung bzw. Webinaraufzeichnung. Auch dieses Element kann mit der Online Community verbunden werden. Austausch und Kommunikation spielen auch an dieser Stelle eine zentrale Rolle. Aber auch die Nachhaltigkeit der Information darf nicht vergessen werden. Teilnehmer können im Nachhinein Informationen des Kurses einsehen. Gleiches gilt für Mitarbeiter, die gar nicht am Kurs teilgenommen haben.

Digitale Kompetenz: Erzeugen von Content

Großes Thema ist hier die Zusammenarbeit an Dokumenten. Technisch ist eine Menge möglich und jedes System funktioniert ein wenig anders aber im Kern besitzen sie ähnliche Funktionen. Entscheidend ist, wie bei den anderen Themen auch, dass der Mitarbeiter lernt loszulassen. Bedeutet Inhalte nicht für sich allein, sondern zusammen mit Kollegen zu erarbeiten. Was bedeutet nicht gleich die perfekte Version zu präsentieren, sondern aktiv nach Feedback zu fragen und dieses gemeinsam umzusetzen. Hier können verschiedene Ängste eine Rolle spielen. Unternehmen sollten diesen Ängsten frühzeitig begegnen. Mitarbeiter müssen spüren, dass es Vorteile bringt Content gemeinsam zu erzeugen. Sie müssen sehen, dass Vorbilder im Unternehmen dies ebenfalls tun und diesen Folgen und sie müssen verstehen, dass gemeinsam an etwas zu arbeiten auf lange Sicht erfolgsversprechender für ihre Abteilung/das Unternehmen aber auch sich selbst ist.

Digitale Kompetenz: Sicherheit

Sicherheit im Netz ist ein großes Thema. In sozialen Intranets braucht sich der einzelne Mitarbeiter keine Gedanken darüber zu machen, ob diese sicher sind. Dies wird in den meisten Fällen ausreichend durch die IT geprüft worden sein. Dennoch existieren sicherheitsrelevante Themen, die vermittelt werden müssen. Neben Trainings und anderen Lerneinheiten helfen Informationsseiten bzw. Interessensgruppen (s.g. Communities) sich tiefgreifender mit diesem Thema auseinanderzusetzen.

Digitale Kompetenz: Lösen von Problemen

Auch hierbei spielen Social Intranets eine große Rolle. Alleine durch die Befähigung nach Inhalten aktiv suchen zu können und diese im Idealfall schnell und unkompliziert zu finden ist eine große Stärke dieser Systeme. Sollten Inhalte nicht gefunden werden, bieten diese die Möglichkeit sich durch das Netzwerk Hilfe zu holen. Gibt es bspw. Eine Community, die sich mit diesem Thema beschäftigt? Kann ich dort Hilfe suchen? Hat jemand in seinem digitalen Profil angegeben, dass er mir eventuell helfen kann? Sie helfen den Mitarbeitern mit Anwendungsfällen wie einer Support Community, Expertennetzwerken und Hilfeforen sich selbst bei technischen Problemen belesen zu können und so schnell Hilfe zu erhalten. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Social Intranets mit ihren vielfältigen technischen Möglichkeiten die Basis für die Vermittlung digitaler Kompetenzen sein können. Jedoch reicht es nicht aus eine solche Lösung dem Mitarbeiter ungefiltert zu präsentieren. Geeignete Anwendungsfälle und Change Maßnahmen sind zwingend, und das begleitend während der gesamten Laufzeit, durchzuführen.

Anwendungsbeispiel: Support Seiten und Communities

Viele Unternehmen nutzen ihr Social Intranet um den Mitarbeitern Hilfe in Form einer Support Community anzubieten. In diesem Fall finden diese Informationen zu verschiedenen Themen, können aktiv Fragen stellen oder weiterführende Seiten besuchen. Oft stellt sich zu Beginn die Frage, wer Anfragen beantwortet. Im Idealfall regelt dies die Community selbst über das Nutzer helfen Nutzern Prinzip. Hat ein Nutzer zum Beispiel eine Frage zu einer Funktion in Excel, kann er sich an verschiedenen Punkten im Social Intranet Hilfe suchen. Im Idealfall gibt der Nutzer seine Frage in die zentrale Suche ein und findet die Antwort dadurch, dass schon einmal ein Nutzer eine analoge Frage gestellt hat und diese durch einen anderen Nutzer beantwortet wurde. Findet er diese nicht, kann er sie in der entsprechenden Community selbst stellen und erhält hoffentlich eine Antwort durch andere Nutzer. Ein anderer Weg geht über ein so genanntes Expertennetzwerk. Vielleicht findet er über die Suche das Profil eines anderen Mitarbeiters, der darin angegeben hat Excel Experte zu sein und kann diesen anrufen. Unternehmen müssen selbst entscheiden, wie sie den Support für ihre digitalen Kompetenzen aufbauen. Gibt es eine zentrale Seite, von der verschiedene Themengebiete abgespalten sind oder gibt es mehrere Support Communities zu verschiedenen Themen. Zusammenfassend wurde aufgezeigt, wie Unternehmen die Umsetzung digitaler Kompetenzen durch den Einsatz eines Social Intranets fördern können.

Das Whitepaper kann unter folgendem Link abgerufen werden.