Für wen ist dieser Blogartikel?

Dieser Blogartikel richtet sich an Personen, die die Digitalisierung verstehen und für Ihre Zwecke nutzen möchten (insb. Manager:innen und Geschäftsführende). In diesem Blogartikel greifen wir Irrtümer auf, die uns als Berater:innen begegnen, wenn es darum geht Geschäftsprozesse im Unternehmen zu digitalisieren. Wir versuchen diese aus dem Weg zu räumen und hoffen damit Ängste abzubauen.

Welche Bedeutung spielt die Digitalisierung im deutschen Mittelstand?

Das Thema „Digitalisierung“ ist in den meisten Branchen nicht wegzudenken. Dennoch
herrschen, vor allem in Deutschland, weiterhin Unsicherheiten und Verständnisprobleme.

Laut der D21 Initiative des Bundes, die seit 2013 den Stand der Digitalisierung in Deutschland untersucht, erreichten in den Jahren 2020/2021 die Deutschen beim Thema „Digitale Kompetenzen“ gerade einmal 53 von 100 möglichen Punkten. Beim Nutzungsverhalten und der Offenheit gegenüber der Digitalisierung sind es 52 Punkte. Zwar stieg der Index im Vergleich zur Vorperiode (2018 / 2019) leicht an (von 55 auf 60 mit maximal 100 Punkten), viel Luft nach oben gibt es trotzdem. Dies schlägt sich auch in den Unternehmen nieder.

Viele Menschen überfordert die Digitalisierung noch immer. Ähnliche Zahlen liefert die Studie „Der digitale Status quo des deutschen Mittelstands 2020/2021“, eine Studie der Deutschen Telekom. Zwar haben 34 % der befragten Unternehmen kurzfristig während der Corona-Krise ihre Geschäftsprozesse digitalisiert. Der Digitalisierungsindex nahm nur um 2 Punkte auf 58 von 100 möglichen Punkten zu.
Untersuchungen haben gezeigt, wie wichtig dieses Thema für Unternehmen verschiedener Branchen und Industrien ist. Insbesondere um national und international mit dem Wettbewerb auf Augenhöhe zu bleiben, muss das Unternehmen und der einzelne Mitarbeitende die digitalen Möglichkeiten seines Unternehmens begreifen und umsetzen.

Vielen Unternehmer:innen fällt es schwer, die Digitalisierung zu verstehen und für ihre Zwecke zu nutzen. Unsere Aufgabe als Berater:innen ist es, dies zu ändern und die Reise unserer Kunden und Kundinnen zu begleiten. Wir möchten, dass das Mysterium „Digitalisierung“ entmystifiziert und in den Alltag der Unternehmen integriert wird.

Irrtum 1: Die Digitalisierung ist etwas Abstraktes und Allumfassendes.

Kann sein, wenn sie so betrachtet wird. Doch oftmals sind es kleine Veränderungen, die einen
effizienteren und kostengünstigeren Prozess hervorrufen. Zum Beispiel die mobile Verfügbarkeit
von Daten. Nicht immer muss das große Rad gedreht werden, um eine effizientere Version der
Geschäftsprozesse zu erzeugen.
Zu beachten gilt, dass eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse nicht zwingend die Digitalisierung des Geschäftsmodells bedeutet. Letzteres beinhaltet eine umfassende Umstellung z. B. vom klassischen Buchhandel auf Online-Buchhandel. Dies hätte zur Folge, dass ganze Prozesse neu geschaffen werden und Lieferketten angepasst werden müssen. Eine Digitalisierung der Geschäftsprozessen wird als technische Unterstützung der bestehenden Prozesse gesehen z. B. die Einführung einer digitalen Speisekarte in der Gastronomie oder die Unterstützung des Empfangs mit einem digitalen Terminal.

Irrtum 2: Digitalisierung brauche ich in meiner Branche nicht.

Dies lässt sich pauschal nicht sagen. Natürlich gibt es Branchen, in denen die Digitalisierung mehr Anknüpfungspunkte hat als in Anderen. Denken Sie zum Beispiel an einen Vergleich von Logistikunternehmen und einem klassischen Hebammenberuf.

Doch selbst in vermeintlich nicht digitalisierungsfähigen Branchen, lassen sich durch die Hinzunahme digitaler Elemente kleine Veränderungen schaffen. Die Kommunikation mit den werdenden Müttern lässt sich über einen Messenger-Dienst abbilden und Corona hat uns gezeigt, dass Online-Geburtsvorbereitungskurse nicht schlechter sind.

Irrtum 3: Digitalisierung passiert von allein.

Kurz und knapp gesagt: Wird sie nicht. Viele Unternehmer:innen unterliegen dem Irrglauben, dass die Digitalisierung es auf wundersame Weise in ihr Unternehmen schaffen wird. Der eine junge, IT-affine Mensch, der für die Buchhaltung eingestellt wurde, wird als Heilsbringer dargestellt. Dies ist nicht nur unfair dieser Person gegenüber, sondern auch höchst gefährlich. Eine wohl durchdachte Prozessdigitalisierung kann kaum von einer einzelnen Person angestrebt werden, schon gar nicht, wenn sich diese Person nicht im Management befindet

Irrtum 4: Digitalisierung ersetzt herkömmliche Prozesse.

Dieser Aussage kann teilweise zugestimmt werden. Natürlich wird die Digitalisierung Ihre herkömmlichen Prozesse verändern, sie vielleicht sogar ablösen oder umschreiben aber im Kern werden es dennoch Ihre Prozesse bleiben. Scheuen Sie sich nicht davor Prozesse so zuzulassen wie sie sind, wenn sich durch die Digitalisierung keine spürbaren Mehrwerte erkennen lassen. Auch das ist legitim!

Irrtum 5: Mitarbeitende bringen die notwendigen Kompetenzen mit.

Dies geht einher mit dem Beispiel des jungen Menschen, der die Digitalisierung im Unternehmen voranbringen soll. Die Digitalisierung wird nicht damit aufhören, dass sie sich ein neues ERP-System oder Tablets angeschafft haben. Ihre Mitarbeiter:innen benötigen die notwendigen digitalen Kompetenzen, um diese Systeme bedienen zu können. Tiefgreifende Einblicke in das Thema „Digitale Kompetenzen“ gibt unser Paper zum Thema.

Irrtum 6: Digitalisierung ist ein einmaliger Prozess.

Nein ist es nicht, denn gerade Technologien verändern sich rasend schnell. Natürlich müssen und sollten Sie nicht jedem Trend folgen, doch ein Auge und Ohr am Zahn der Zeit zu haben, wird Ihnen nicht schaden. Wichtig ist, dass sie in bestimmten Intervallen Ihre digitalen Geschäftsprozesse anschauen, hinterfragen und einen neuen Soll-Zustand definieren. Im Prinzip stellt die Digitalisierung nichts anderes dar als eine Maßnahme eines KVPs – eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Irrtum 7: Digitalisierung muss auf einmal alle Prozesse betreffen

Das wäre schön, ist jedoch kein Muss. Starten sie klein. Gerade im Mittelstand und bei
kleineren Unternehmen ist es nicht sinnvoll alles auf einmal anzugehen. Analysieren Sie
Ihre Prozesse in Gänze und definieren Sie erste Soll-Kriterien und Abhängigkeiten aber
durchdenken Sie die Reihenfolge der Umsetzung ganz bewusst. Gerade bei digitalen
Prozessen, in denen Ihre Mitarbeitenden involviert werden, können Sie nicht alles auf
einmal machen.

Irrtum 8: Unser Geschäft ist zu speziell. Eine Digitalisierung kann nur mit großen Entwicklungsaufwand realisiert werden.

Hinterfragen Sie diese Einstellung kritisch. Individuell entwickelte Lösungen sind meist teuer und haben einen hohen Erhaltungsaufwand. Wichtig ist, sich kritisch mit den eigenen Anforderungen auseinanderzusetzen. Welche Anforderungen sind wirklich relevant? Brauche ich alle Funktionen, die aufgeschrieben wurden? Kann ich etwas herunterpriorisieren? Kommen Sie dennoch zu dem Schluss, dass es keine Anwendung auf dem Markt gibt, die Ihre Anforderungen erfüllt, können sie statt einer kompletten Eigenentwicklung über eine Low Code/ No Code Entwicklung nachdenken. Diese lassen sich deutlich schneller umsetzen und sind kostengünstiger.

Irrtum 9: Ich kenne mich mit der Digitalisierung nicht aus,
deshalb kann ich sie nicht umsetzen.

Gerade im Mittelstand ist dies ein Phänomen, welches oft auftritt. Die Unternehmer:innen, die nicht aus der IT-Branche stammen, kennen sich naturgegeben nicht in dieser aus. Sie haben Angst, etwas falsch zu machen, ihr Geschäft zu verlangsamen oder sich mit unwichtigen Dingen aufzuhalten. Wie bereits beschrieben, muss nicht immer das große Rad gedreht werden. Suchen Sie sich bestenfalls eine externe Begleitung, die Ihnen hilft, Ihre Prozesse anzuschauen und Potentiale zu erkennen. Auf keinen Fall heißt
eine Digitalisierung, dass Sie alles umkrempeln und ersetzen müssen. Es kommt auf ein sinnvolles Maß an, was Ihrem Geschäft Mehrwerte liefert, Ihre Belegschaft nicht überfordert und sie sinnvoll unterstützt

Irrtum 10: Die Umsetzung der Digitalisierung bringt alles durcheinander. Unser Geschäft kommt dadurch zum Erliegen.

Auch hier gilt: Kleine Schritte bringen den größten Mehrwert. Fangen Sie mit dem Schritt an, deren aus Ihrer Sicht den größten Mehrwert liefert ohne Sie und Ihre Mitarbeitenden zu überfordern. Sorgen Sie dafür, dass die Digitalisierung in einem Tempo stattfindet, welches Ihr Unternehmen, Sie und Ihre Mitarbeitenden mitgehen können.

Und nun?

Wie Sie erfolgreich die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen einsetzen, welche Schritte dazu notwendig sind und wie Sie diese ausführen können, lesen Sie in unserem neuen Whitepaper: „Digitalisierung von
Geschäftsprozessen im deutschen Mittelstand – und welche großen Irrtümer Sie unbedingt vermeiden sollten.
„. Hier finden Sie auch eine Reihe ausgewählter Beispiele unserer Kunden und Partner, die Ihnen veranschaulichen, wie der Digitalisierung die Abstraktion genommen werden kann.