Für viele deutsche Mittelständler ist die Digitalisierung allgegenwärtig. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, aber auch einige Herausforderungen.
Doch welche Chancen bieten sich konkret für mein Unternehmen, wovon kann ich am meisten profitieren? Die Zeiten in denen die meisten nicht wussten, wie sie ein Online-Meeting richtig starten müssen und wie sie am besten online mit den Kolleg:innen zusammenarbeiten können sind, in den meisten Unternehmen, inzwischen Geschichte. Durch die verstärkte Arbeit im Home Office wurden viele technologische Möglichkeiten in Organisationen geschaffen. Doch was gibt es darüber hinaus und welche weiteren Chancen ergeben sich, wenn der nächste und der übernächste Schritt der Digitalisierung gegangen werden soll?
In diesem Artikel gebe ich einen Überblick über die Vielseitigkeit der Digitalisierung und skizziere ganz konkrete acht Anwendungsfälle. Denn die Digitalisierung hört aus unserer Sicht nicht bei Online-Meetings und Team-Chats auf, sondern fängt da erst so richtig an. Eine konsequent gedachte und umgesetzte Digitalisierung über die verschiedenen Anwendungsbereiche hinweg, führt zu einer nachhaltigen und glaubwürdigen Etablierung und Nutzung der digitalen Möglichkeiten.
1. Digitale Kommunikation im Unternehmen
Egal ob top-down, bottom-up, innerhalb von Teams oder abteilungsübergreifend. Die digitalen Kommunikation ist in jedem Unternehmen inzwischen Alltag. Typischerweise werden dafür Technologien wie ein Social Intranet oder Chat-Tools (wie Slack, MS Teams oder Google Chat) genutzt. Der Bedarf sich jederzeit mit Kollegen:innen auszutauschen und zu kommunizieren ist in vielen mittelständischen Unternehmen groß. Die Digitalisierung jeglicher Art der internen Kommunikation ist die Grundlage für viele weitere Anwendungsbereiche. Logischerweise wird dadurch die analoge Face-to-Face Kommunikation nicht vollständig ersetzt. Aber für viele Mitarbeitende ist es ein intuitiver und nützlicher Weg mit den Menschen im Unternehmen, auch an verschiedenen Standorten, im Kontakt zu sein und die alltäglichen Fragen und Themen zu klären.
2. Digitale interne Zusammenarbeit
Gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Konzepte erstellen oder Ideen diskutieren. Digitale Technologien wie Confluence, Google Drive, Microsoft SharePoint oder OneNote ermöglichen diese Zusammenarbeit an einer zentralen Stelle und zur gleichen Zeit. Dadurch werden allen Beteiligten die Arbeitsergebnisse jederzeit transparent und in Echtzeit zur Verfügung gestellt und die Ausarbeitung und der Austausch zu Inhalten kann simultan, aber auch zeitversetzt und damit unabhängig voneinander erfolgen. Es entstehen keine Medienbrüche, kein Zeitverzug und keine Inkonsistenzen verschiedener Arbeitsstände (Versionen). Die gewünschten Arbeitsergebnisse werden so schneller erreicht und das ohne die üblichen Hürden der bisherigen Zusammenarbeit.
3. Digitale externe Zusammenarbeit
Neben der internen Zusammenarbeit, spielt die Interaktion und der Austausch mit externen Beteiligten wie Kunden, Partner und Lieferanten ebenfalls eine wichtige Rolle. Auch diese Form der Zusammenarbeit kann digitalisiert werden. Ähnlich wie die Zusammenarbeit mit internen Kollegen:innen können auch Mitarbeitende von Kunden, Partnern und Lieferanten in die digitale Zusammenarbeit mit eingebunden werden. Zum einen bieten viele moderne Technologien die Möglichkeit, Inhalte mit Externen zu teilen und diese zur gemeinsamen Bearbeitung freizugeben. Darüber hinaus werden häufig Extranet-Systeme genutzt, um jederzeit und an einer zentrale Stelle den Austausch von Dokumenten und Inhalten zu ermöglichen. Extranet-Systeme haben den Vorteil, dass diese unabhängig und getrennt von den internen Anwendungen (in einer geschützten Netzwerkumgebung oder Cloud) betrieben werden und somit den Anforderungen des Datenschutzes und der Informationssicherheit gerecht werden können.
4. Digitales Aufgaben- und Projektmanagement
Für viele Mitarbeitende spielt die Abarbeitung von Aufgaben und die tägliche Projektarbeit eine wichtige Rollen. Sowohl für die persönliche Aufgabenverwaltung, als auch die Nachverfolgung von Aufgaben in (Projekt-)Teams werden Anwendung genutzt. Häufig werden dabei auch Methoden wie Agiles Projektmanagement, Scrum, Kanban angewendet. Digitale Technologien für das Aufgaben- und Projektmanagement bietet vielfältige Möglichkeiten, den individuellen Anforderungen des Arbeitens an Aufgaben, egal ob persönlich oder im Team, gerecht zu werden. Somit können die täglichen Aufgaben nachgehalten, geplant und abgearbeitet werden. Das schafft Übersichtlichkeit und Struktur für jeden einzelnen.
5. Digitales Wissensmanagement
Seit jeher ist es der Wunsch vieler Unternehmen das Wissen von Mitarbeiter:innen zu externalisieren, d. h. in einer Art zu erfassen und zu dokumentieren, sodass andere Mitarbeitende dieses Wissen für sich nutzen können. Die Herausforderungen dafür sind Vielen hinlänglich bekannt und es wurde mit Sicherheit schon vieles in Unternehmen dafür ausprobiert. Mit einer neuen Art der digitalen Zusammenarbeit und vor allem wenn diese konsequent umgesetzt wird, ergeben sich weit mehr Möglichkeiten die wichtigen Informationen und damit auch das Wissen von Mitarbeitenden zu erfassen. Idealerweise ist das keine zusätzliche Aufgaben, sondern ein „Abfallprodukt“ des täglichen Arbeitens. Wenn die täglichen Aufgaben und die Erarbeitung von Ergebnissen direkt in digitaler Form erfolgt und diese anderen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden, ist ein großer Schritt in richtiges eines digitalen Wissensmanagement getan. Des Weiteren kann das Wissensmanagement mit Funktionen wie einer übergreifenden Suche, Tagging, Verlinkung etc. angereichert und verbessert werden.
6. Digitale Abläufe und Vorgänge
Viele der täglichen Aufgaben und Aktivitäten können auch strukturiert und sequentialisiert werden. Diese Art von Aufgaben werden wiederkehrend und mehrmals abgearbeitet. Der Ablauf und die konkrete Bearbeitung sind dabei vorgegeben und klar strukturiert. Das kann zum Beispiel die Erstellung von Marketing-Inhalten, die Kundengewinnung, der Bewerbungsprozess, das On-/Offboarding von Mitarbeiter:innen, Bestellprozesse oder die Umsetzung von IT-Anforderungen sein. Durch digitale Technologien kann diese Art von Abläufen und Vorgängen vollständig digitalisiert und weitestgehend automatisiert werden. Gerade wenn Unternehmen wachsen wird es wichtiger diese Aufgaben so gut es geht in ein sogenannten Work Management Tool zu überführen. Ein hinterlegter Workflow gibt die einzelnen Bearbeitungsschritte vor und legt fest wer in welchem Schritt was zu machen hat.
7. Digitale Geschäftsprozesse
Die für ein Unternehmen verbindlichen und teilweise gesetzlich vorgegebenen Abläufe und Prozesse können ebenfalls vollständig digitalisiert werden. Das können zum Beispiel Prozesse für Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Mahnungen, Inventar, Einkäufe etc sein. Die Digitalisierung kann dabei soweit gehen, dass vollständig papierlos und digital gearbeitet werden kann. Das umfasst den gesamten internen Prozess, aber auch die finalen Schritte zum Beispiel mit dem Kunden, der am Ende auch eine digitale Unterschrift leisten kann. Bei diesen Prozessen kommt es darauf an, dass diese rechts- und revisionssicher und damit nicht manipulierbar ablaufen. Das ist wichtig, um gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.
8. Digitales Datenmanagement
In einem Unternehmen werden vielfältige und sehr zahlreiche Mengen an Daten erzeugt. Das können Daten zu Kunden, Projekte, Leistungen, Abläufen und Prozessen sein. Für die meisten Unternehmen ist eine strukturierte Erfassung und zentrale Verwaltung dieser Daten essentiell und damit eines der wichtigsten Assets im Unternehmen. Daher sollten diese Daten zentral und digital erfasst werden. In größeren Unternehmen und durch eine große Mengen an Daten, können diese auch für Auswertungen und Analysen im Sinne einer Business Intelligence genutzt werden. Weitergedacht lassen sich sämtliche Daten in ausreichender Menge auch für Anwendungsbereiche der künstlichen Intelligenz (AI) verwenden. Zum Beispiel um daraus Prognosen abzuleiten, Simulationen zu erstellen und datenbasierte Entscheidungsverfahren zu automatisieren.
Diese Anwendungsbereiche zeigen die Möglichkeiten und die Vielfältigkeit der Einsatzbereiche für die Digitalisierung und damit die Anwendung von digitalen Technologien auf. Im Wesentlich werden alle diese Einsatzbereiche in der einen oder anderen Form in mittelständischen Unternehmen anzutreffen sein. Das Entscheidende dabei ist nicht das Wissen darüber, dass diese Anwendungsbereiche digitalisiert werden können, sondern wie und vor allem wie konsequent diese digitalisiert werden. Moderne Technologien wie Atlassian Confluence und Jira, Google Workspace, Microsoft 365, ERPnext bieten unheimlich viele Möglichkeiten und Potentiale. Es kommt darauf an diese für sich als Unternehmen zu nutzen und nachhaltig zu etablieren. Dann kann die Digitalisierung im Mittelstand erfolgreich gelingen.