Digitaler Arbeitsplatz

1x1 - Die Grundlagen des digitalen Arbeitens

Jedes Unternehmen, welches die Digitalisierung und damit eine digitale Arbeitsweise etablieren möchte, sollte ein paar grundlegende Dinge beachten und umsetzen. Hierbei geht es nicht nur um die eingesetzten Technologien, sondern viel mehr darum wie man Mitarbeiter und Arbeitsprozesse für die neue digitale Arbeitswelt fit macht. In unserem Beitrag “Digitales Arbeiten – Was Unternehmen aus der Corona Krise lernen müssen” haben wir bereits beschrieben, warum gerade in Zeiten der Krise es unabdingbar ist neue Wege in der Arbeitswelt zu gehen. Unserer Meinung nach sollte jedes Unternehmen nicht nur in Vorbereitung auf eine Krise bereit für mobiles Arbeiten und Home Office sein, sondern das digitale Arbeiten zum Standard für alle Mitarbeiter machen. Das “Warum” sollte mittlerweile niemand mehr in Frage stellen. Die Frage ist nur wann und wie eine digitale Arbeitsweise im Unternehmen etabliert und somit nutzbar für alle Mitarbeiter ist. Klar ist, dass es sich hierbei um die Mitarbeiter handelt, die ihre Tätigkeit am Rechner oder anderen digitalen Geräten ausüben.

In diesem Beitrag haben wir die Elemente zusammengestellt, die aus unserer Sicht notwendig für die Etablierung des digitalen Arbeitens sind. Hierbei ist es wichtig, dass in jedem der folgenden Bereiche entsprechende Maßnahmen gestartet und durchgeführt werden. Es reicht eben nicht nur ein neue Technologie einzuführen und dann auf den gewünschten Erfolg zu hoffen. Eine klare Strategie und solide Konzepte sind die Grundlage für weitere Maßnahmen, die sich daraus ableiten. Um eine umfassende und nachhaltige Veränderung im Unternehmen zu erreichen sollten folgende Themenschwerpunkte bearbeitet werden:

  1. Strategie und Konzepte
  2. Technologie und Anwendungen
  3. Organisation und Abläufe
  4. Training und Einführung
  5. Vorgaben und Richtlinien
  6. Befähigung
  7. Kommunikation

Nun möchte ich Ihnen in den einzelnen Bereich vorstellen worum es geht und Beispiel und Möglichkeiten aufzeigen.

1 - Strategie und Konzepte

Als Grundlage für die Entscheidung und Durchführung von Maßnahmen sollte vorab eine Analyse durchgeführt werden. Somit lassen sich Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter herausfinden und relevante Schmerzpunkte identifizieren. Ebenso sollten die konzeptionellen und strategischen Grundlagen erarbeitet werden. Aus unserer Sicht ist es ebenso wichtig zu verstehen welche Barrieren es in einer Organisation für die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation gibt. Diese haben direkte Auswirkung darauf, ob das digitale Arbeiten erfolgreich sein kann.

Folgende Maßnahmen sind zu empfehlen:

  • Analyse Status quo - aktuelle Arbeitsweisen, Pain Points, Best Practices (mit Interviews und Reviews)
  • Identifizierung und Analyse von Barrieren der digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit (ggf. mit einer Umfrage)
  • Grundlagenkonzept für das virtuelle und verteilte Arbeiten (organisations- und ablauforientiert)
  • Grundlagenkonzept für den digitalen und mobilen Arbeitsplatz (technologieorientiert)

2 - Technologie und Anwendungen

Um digital arbeitsfähig zu sein braucht es die richtigen technischen Werkzeuge und Programme. Für verschiedene Anwendungsfälle gibt es die geeigneten Lösungen. Diese müssen für alle Mitarbeiter verfügbar und nutzbar sein. Dabei ist es nicht ausreichend diese Technologien nur bereitzustellen, sondern angepasst auf die Arbeitsbedingungen und Erfordernisse einzurichten und zu konfigurieren.

Folgende Technologien können dabei zum Einsatz kommen:

  • Social Intranet + mobile Kommunikation
  • Online-, Telefon- und Videokonferenz Lösung
  • Enterprise Chat Lösung
  • Dateien- und Dokumentenmanagement
  • Ausstattung für mobilen Arbeitsplatz (Laptop, Headset, Kamera, VPN/Token) - alternativ BYOD (Bring-your-own-device, bei Cloud-Anwendungen)

3 - Organisation und Abläufe

Mittels der eingesetzten Technologien und Programme werden die für ein Unternehmen notwendigen Anwendungsfälle umgesetzt. Es gilt herauszufinden welche Anwendungsfälle für die Mitarbeiter und die Organisation wichtig sind. Diese müssen problemlos umsetzbar sein. Mittels der Abbildung von wichtigen Anwendungsfällen in den zur Verfügung stehenden Technologien (Intranet, Chat, Videokonferenz) werden Mitarbeiter arbeitsfähig und produktiv.

Je nach Anwendungsbereich gibt es unterschiedliche Einsatzszenarien und Anwendungsfälle:

  • Dialogorientierte Kommunikation
  • Dynamische Information
  • Fachliche Information & Wissen
  • Offizielle Information
  • Persönliches Informationsmanagement
  • Vernetzung
  • Zusammenarbeit

4 - Training und Einführung

Mitarbeiter und Führungskräfte müssen auf die neue Situation vorbereitet und qualifiziert werden, um die erforderlichen Fähigkeiten aufzubauen bzw. sich anzueignen.

Dafür sind vor allem digitale Lernformate geeignet:

  • Online-Training für Führungskräfte
  • Online-Training für Mitarbeiter
  • Erstellung von Online-Tutorials und e-Learning Inhalten
  • Webinare für Technologien und Anwendungen
  • Regelmäßige virtuelle Fragestunde Natürlich sind weitere Formate und Trainingsangebote denkbar und möglich.

5 - Vorgaben und Richtlinien

Um den Mitarbeiter eine gute Orientierung zu bieten sollten Vorgaben und Richtlinien eingeführt und kommuniziert werden. Dabei gibt es zentrale und grundlegende Regelungen und Vorgaben für die eingesetzten Technologien und Anwendungsfälle.

  • Zentrale Regelungen für das mobile und digitale Arbeiten (ggf. als Dienstanweisung)
  • Entwicklung eines “Play Books” für das mobile und digitale Arbeiten
  • Anleitung zum Einsatz und zur Nutzung des Intranets
  • Anleitung zum Einsatz und zur Nutzung von Enterprise Chat
  • Anleitung zum Einsatz und zur Nutzung von Online- und Videokonferenz
  • Datenschutz und Sicherheit beim digitalen Arbeiten - Was müssen die Mitarbeiter wissen?

6 - Befähigung

Alle Mitarbeiter sollten ein gemeinsames Mindset und die richtige Einstellung zur neuen Arbeitsweise haben. Hierbei geht es darum die Mitarbeiter und Führungskräfte zu befähigen und ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. Das Feld der Befähigung von Mitarbeitern kann sehr weit gefasst werden. Abhängig von den Voraussetzungen und Rahmenbedingungen gilt es herauszufinden was notwendig und sinnvoll ist.

In den folgenden Bereichen kann eine Befähigung von Mitarbeitern stattfinden:

  • Psychologische und persönliche/menschliche Aspekte - Motivation, Selbst-/Eigenverantwortung, Selbstorganisation, Transparenz, Konzentration
  • Anleitung und Hilfe zur Selbstorganisation und Selbstmanagement (Home Office Tipps und Tricks, klare Aufgabenorganisation ggf. mittels Pomodoro-Technik)
  • Anleitung und Hilfe zur Selbstmotivation (gemeinsamer Spirit)

7 - Kommunikation

Eine ausreichende Kommunikation ist einer der entscheidendsten Faktoren für die Etablierung einer digitalen Arbeitsweise. Sowohl top-down durch die Geschäftsführung und Führungskräfte, als auch bottom-up durch die Mitarbeiter. Eine regelmäßige Kommunikation muss für alle Mitarbeiter aufrecht erhalten werden. Jeder muss das Gefühl haben ausreichend informiert zu sein und Möglichkeiten für den eigenen Austausch und die eigenen Bedürfnisse zu haben.

Hierbei sollten die folgenden Elemente entsprechende Berücksichtigung finden:

  • Entwicklung eines Kommunikationskonzeptes um Mitarbeiter mit Informationen und aktuellen News zu versorgen
  • Regelmäßige Kommunikation zur neuen digitalen Arbeitsweise und zum Stand der Veränderung (z.B. mittels Video-/Telefonkonferenzen, geeigneten Nachrichtenkanälen)
  • Erarbeitung von Artikeln und Beiträgen zu häufigen Fragen der Mitarbeiter

Eine solide Digitalstrategie und damit die Etablierung des digitalen Arbeitens sollte in allen aufgezeigten Bereichen entsprechende Überlegungen und Maßnahmen beinhalten. Nur dann lässt es sich verlässlich, nachhaltig und mit dem gewünschten Erfolg in Zukunft digital Arbeiten.