Zu Hause arbeiten im so genannten „Home Office“ war noch vor zwei Wochen vielen Arbeitnehmern und auch Unternehmen in Deutschland einigermaßen unbekannt. Meist brachte man damit das Leben vieler Berater und IT-Mitarbeiter in Verbindung. Kollegen, die noch nie im Home Office tätig waren belächelten diese Form der modernen Arbeit oft als „Na da kann man ja während der Arbeitszeit noch Wäsche waschen!“. Dies änderte sich schlagartig mit einem zweiten, recht unbekannten Begriff – Corona Virus. Von heute auf morgen sollen tausende Arbeitnehmer in Deutschland von zu Hause aus ihrer Tätigkeit nachgehen. Aufgrund zu hoher Ansteckungsgefahr auf Arbeit vor Ort. Schlagartig galt es auf beiden Seiten umzudenken. Neben den Aspekten des „Was bedeutet Home Office eigentlich für mich und meinen Arbeitstag?“ gilt es auf einmal auch strukturelle Herausforderungen anzugehen:

Wie stelle ich sicher, dass meine Mitarbeiter alle technischen Möglichkeiten für eine Tätigkeit von zu Hause haben (Hardware/Software)?

  • Wissen meine Mitarbeiter mit den technischen Möglichkeiten umzugehen?
  • Wissen meine Mitarbeiter, wie sie mit Kollegen und Vorgesetzten kommunizieren können/müssen?
  • Wissen meine Mitarbeiter, wo sie Informationen erfragen können bzw. sich belesen können?
  • Wissen meine Mitarbeiter, wo sie selbst Informationen für ihre Kollegen ablegen können?

Die Krise zeigt uns, dass viele Unternehmen auf diesen Fall schlecht bis gar nicht vorbereitet sind. Die meisten Arbeitnehmer haben in der Regel nur die Möglichkeit auf technologische Hilfsmittel wie E-Mail oder Telefon zurückzugreifen. Ein Home Office mit diesen Arbeitsmitteln reicht jedoch oft nicht aus, um ihre tägliche Arbeit verrichten zu können. Es fehlt an fachlich, relevanter Software sowie geeigneten Kommunikationskanälen. Spätestens jetzt merken Unternehmen, wie negativ sich dieser Mangel an modernen Kommunikationsmöglichkeiten auf ihre Umsätze auswirken wird. Mitarbeiter sitzen zu Hause, können jedoch nur die Hälfte oder noch weniger ihrer Arbeiten verrichten, da ihnen schlicht die Möglichkeiten fehlen.

Die Frage ist, was Unternehmen aus dieser Situation für die Zukunft lernen können und wie sie sich aufstellen müssen, um nicht noch einmal in die gleiche Situation zu rutschen:

  1. Moderne Formen der Arbeit als Chance betrachten, auch unabhängig der aktuellen Lage:
    Die Devise heißt an dieser Stelle „Vertrauen“. Unternehmen müssen ihren Arbeitnehmern vertrauen, dass Home Office eben mehr ist, als nebenbei Wäsche zu waschen. Im Gegenteil: Studien haben bewiesen, dass Arbeitnehmer zu Hause deutlich mehr und intensiver arbeiten. Es hat an dieser Stelle Vorteile, wenn nicht aller zwei Minuten die Kollegen in der Tür stehen und ablenkend auf den Mitarbeiter einreden. Ebenfalls gehen moderne Formen der Arbeit über das reine Home Office hinaus. Hier muss ebenfalls über mobiles Arbeiten auf Tablets, Laptops oder Handys gesprochen werden.
  2. Moderne Arbeitsweisen in die Digitalstrategie des Unternehmens aufnehmen:
    Unternehmen müssen diese Themen zwingend in ihrer Strategie verankern. Es muss klargestellt werden, was damit erreicht werden soll (Effizienzsteigerung, Flexibilität am Arbeitsplatz, Motivation der Mitarbeiter, etc.) und wie dies geschehen soll. Benötigt wird dafür eine auf das Unternehmen ausgerichtete Digitalstrategie. Erfahrungen haben gezeigt, dass die reine Anschaffung von Tools meist nicht zu den gewünschten Zielen führt. Mitarbeitern fällt es dann oft schwer sich mit diesen zu identifizieren. Sie wissen nicht, was sie damit machen sollen und machen es meist so wie sie es für richtig halten. Problematisch daran ist, dass Mitarbeiter dann dazu neigen sich selbst Wege auszudenken, wie sie mit der Software arbeiten (oder eben nicht). Es entsteht Wildwuchs oder sogar Schatten-IT, da diese Tools als nicht sinnvoll erachtet werden.
  3. Die notwendigen technischen Voraussetzungen schaffen:
    Dieser Punkt ist ebenfalls Teil der Digitalstrategie. Unternehmen müssen wissen, welche technischen Voraussetzungen geschaffen werden müssen, um dem Mitarbeiter ein vernünftiges Arbeiten zu ermöglichen. Neben Elementen der Hardware wie Laptop, Headset und Webcam gehören an diese Stelle ebenfalls technische Aspekte wie Netzwerkzugänge (z.B. VPN) für das Arbeiten im Home Office. Ebenfalls spielen Kommunikation und Interaktion an dieser Stelle eine zentrale Rolle.
  4. Kommunikation und Interaktion:
    Essentiell, um den Arbeitsalltag am nicht gewohnten Arbeitsplatz (zu Hause oder unterwegs) aufrecht zu erhalten sind soziale Netzwerke und moderne Kommunikationstools. Dazu zählen vor allem soziale Mitarbeiterplattformen (z. B. Social Intranets) in denen Mitarbeiter die Möglichkeit haben sich austauschen, gemeinsam Dokumente erstellen, ablegen und Informationen einholen Aber auch Möglichkeiten der Face-to-Face Kommunikation durch virtuelle Meetingräume gehören dazu. In Zeiten der Krise unterstützen große Hersteller dieser Lösungen wie bspw. Microsoft, Google, Coyo und Teamviewer Unternehmen, indem sie ihre Lösungen vorübergehend kostenlos anbieten.

Das hilft erst einmal die größten Lücken zu schließen und die Arbeitnehmer arbeitsfähig zu machen. Was an dieser Stelle jedoch verloren geht ist das Potential dieser Lösungen auszuschöpfen. Unternehmen, die bereits solche Lösungen im Einsatz haben, sind hier einen Schritt voraus. Deren Arbeitnehmer wissen bereits, wie sie in diesen Tools miteinander arbeiten, kommunizieren und wo sie welche Informationen ablegen und finden. Die Einführung dieser Lösungen wurde oft durch eine Change Strategie (Veränderungsmanagement) begleitet. In dieser wurde den Mitarbeitern der Umgang mit der neuen Form der Kommunikation nahegelegt. Wichtig dabei ist eine ausreichende Definition zum Unternehmen passender Anwendungsfälle. Konkret bedeutet dies: Was sollen meine Mitarbeiter mit diesem Tool machen? Wie und wo sollen sie Informationen erarbeiten und ablegen? Wo finde ich Hilfe? Wer ist für ein bestimmtes Thema zuständig?

Zuerst die notwendigen und vor allem auf das Unternehmen passenden Anwendungsfälle zu erörtern und im Anschluss die Tools auszuwählen.

Unternehmen sollten sich jedoch bewusst sein, dass diese Einsatzbereiche lediglich einen ersten Anhaltspunkt liefern kann. Welche Anwendungsfälle genau definiert werden und vor allem wie diese ausgestaltet sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Ebenfalls ist nicht jedes Tool für jeden Anwendungsfall geeignet. So bilden Unternehmen die dialogorientierte Kommunikation und den fachlichen Wissensaustausch in der Regel durch ein Social Intranet ab, während die dynamische Kommunikation eher durch ein Meetingtool abgedeckt wird. Auch hier spielt es im Vorfeld eine große Rolle zuerst die notwendigen und vor allem auf das Unternehmen passenden Anwendungsfälle zu erörtern und im Anschluss die Tools auszuwählen, mit denen diese umgesetzt werden sollen.

In der aktuellen Situation helfen schnelle Lösungen erst einmal weiter. Unternehmen müssen sich jedoch bewusst sein, dass es im Nachgang wichtig ist darüber nachzudenken, wie modernes Arbeiten nachhaltig gestaltet werden kann, damit nicht nur zu Krisenzeiten effiziente und vor allem flexible Arbeitsmodelle möglich sind. Das Thema Digitalstrategie sollte daher in jedem Unternehmen eine priorisierte Rolle einnehmen.

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