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Warum Unternehmen eine Tool-Evaluierung durchführen sollten

Steht die Notwendigkeit einer technologischen Veränderung im Raum, verengt sich der damit verbundene Projektauftrag häufig auf die Suche nach einer geeigneten Technologie. Das erklärte Ziel liegt in der Regel darin, bisher analoge oder schlecht digitalisierte Prozesse durch den Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IKTs) effizienter zu gestalten. Mitarbeiter sollen schließlich vom Potential und der Wirksamkeit digitaler Technologien profitieren.

Ein Thema, welches dabei seitens der Projektbeauftragten oft nicht ausreichend priorisiert wird, ist die Durchführung einer fundierten Tool-Evaluierung. Dass das problematisch sein kann, zeigt sich regelmäßig im Austausch mit Mitarbeitern aus Unternehmen. Nicht selten hört man: _“Bei uns im Unternehmen sind eine Vielzahl von Technologien im Einsatz. Einige haben sich jedoch nie nachhaltig bei unseren Mitarbeitern etablieren können.” _

Nun ja, wo fangen wir an? Sicher ist schon mal, dass dieser Zustand für beide Seiten nicht zufriedenstellend ist. Unternehmen investieren eine nicht unerhebliche Summe in die Anschaffung neuer Technologien, welche im Nachgang nicht den erhofften Effekt bringen. Mitarbeiter hingegen sind mit einer Vielzahl von Technologien konfrontiert, deren Nutzung anscheinend für die meisten Mitarbeiter obsolet erscheint. Woran liegt das? Als populäre Ursachen für eine Form der “Nicht-Nutzung” gelten meist:

Warum digitale Technologien von Mitarbeitern nicht genutzt werden?

  • keine ausreichende Adressierung über den Nutzen/Mehrwert
  • bereits existente Technologie für die vorgesehene Prozesstätigkeit
  • Kompetenzaufbau zur Nutzung ist nicht erfolgt
  • mangelnde User Experience (Benutzererfahrung)
  • fehlende Kultur/Offenheit für die Einführung disruptiver Technologien

Natürlich ist das Thema “Nutzerakzeptanz von Technologien” weitaus komplexer als hier dargestellt. Die Wissenschaft hat eine Vielzahl an Publikationen & Erklärungsmodellen hervorgebracht, in denen Einflussfaktoren für eine Nutzung oder Nicht-Nutzung digitaler Technologien beschrieben sind. Diesen werden wir uns gezielt in einer gesonderten Auseinandersetzung widmen. Dennoch: Anhand der genannten Problemstellungen lässt sich recht plausibel erklären, wie man durch eine fundierte Tool-Evaluierung vielen dieser Probleme sprichwörtlich den Wind aus den Segeln nehmen kann.

Wie eine fundierte Tool-Evaluierung Abhilfe schaffen kann?

  • Nutzen/Mehrwert einer Technologie wird durch die Einbindung ausgewählter Personas (repräsentative aus ausgewählten Unternehmensgruppen und Fachabteilungen) für einzelne Zielgruppen geprüft und sichergestellt
  • “Pain Points” der aktuellen Prozesstätigkeit mit der existenten Technologie werden identifiziert. Die Gründe für eine Ablösung der Technologie und die Vermeidung von Parallel-Systemen kann als alternativlos dargelegt und kommuniziert werden
  • Kompetenzentwicklung ist elementar für die Nutzung digitaler Technologien. Durch die Einbindung verschiedener Personas in der Tool-Evaluierung können die Bedarfe für Schulungen/Anleitungen und Begleitmaßnahmen im Vorfeld ermittelt werden
  • In unverbindlichen Demo-Workshops können Personas die potentielle Technologie auf Benutzererfahrung testen. Schnell ergibt sich ein Bild darüber, ob die Technologie für möglichst viele Zielgruppen im Unternehmen praktikabel ist
  • Digitalisierung bedeutet eine nie endende Entwicklung im Unternehmen. Das fördern und entwickeln einer digitalen Kultur ist daher essentiell für den weiteren Unternehmenserfolg. Auf dieser Reise sind Mitarbeiter der Schlüssel zum Erfolg

Fazit: Evaluierung schützt vor Irrwegen im Tool-Dschungel

Der Markt für Softwaretechnologien ist groß. Alles sieht irgendwie ähnlich aus, ist aber am Ende doch nicht das Gleiche. Im Falle von Softwarelösungen bedeutet das Vielfalt an Funktionen und Leistungen. Die Gefahr für Unternehmen ist daher umso größer, ihren Mitarbeitern eine Technologie bereitzustellen, die an den Bedürfnissen dieser vorbei geht. Die Durchführung einer fundierten Tool-Evaluierung ist ohne Wenn und Aber der richtige Schritt um im Tool-Dschungel den richtigen Pfad einzuschlagen.

Wie eine fundierte und systematische Tool-Evaluierung aussieht, erfahrt ihr in unserem nächsten Blogbeitrag Leitfaden für die Auswahl digitaler Tools in Unternehmen.