Leitfaden für die Auswahl digitaler Tools in Unternehmen

Damit die Einführung und Etablierung digitaler Tools nachhaltig gelingen kann, empfiehlt sich eine Art “Qualitätssicherung” im Projektvorgehen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle relevante Anforderungen bedacht werden. Dass der Bedarf nach Absicherung im Projektvorgehen groß ist, zeigt sich regelmäßig im Austausch mit unseren Kunden. Eine Frage, die uns als technologische Berater immer wieder gestellt wird, lautet: _“Wie können wir sicherstellen, dass wir mit Abschluss einer Tool-Evaluierung auch die passende Technologie ausgewählt haben?” _

Vorab: Die Suche und die letztliche Auswahl einer Technologie sollte auf jeden Fall mit einem strukturierten Vorgehen verbunden sein. Und Ja, dafür bedarf es Zeit, Geld und auch personelle Ressourcen. Aber bedenken Sie immer: Nichts wäre schlimmer als eine Technologie bereitzustellen, die an den Bedarfen von Mitarbeitern und Unternehmen vorbeigeht. Damit so etwas nicht passiert, empfehlen wir unseren Kunden ein 4- Phasen-Modell für die Evaluation digitaler Werkzeuge in Unternehmen:

4-Phasen-Modell einer Tool-Evaluierung:

Phase 1: Initialisierung & Review

Die erste Phase der Evaluierung entspricht im Allgemeinen jedem X-beliebigen Projektstart. Das bedeutet, dass sich das Vorgehen unabhängig von Zielstellung auch auf andere Projektvorhaben übertragen lässt. Es lässt sich hier lediglich die Art und Weise der eingesetzten Projekt-Management-Methodik unterscheiden (z.B. Scrum vs. Kanban). Phase 1 beinhaltet im Einzelnen folgende Zielstellungen:

  • Vision und Zielsetzung des Vorhabens definieren
  • Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen
  • Ressourcen-, Aufwands- und Kostenschätzung
  • Sichtung und Einordnung des Ist-Zustandes
  • Risiken und Erfolgsfaktoren im Projektvorgehen definieren
  • Konkretisierung eines(r) Projektablaufplans/Roadmap

Zentrale Ergebnisse: Festlegung der Projektziele und Projektorganisation

Phase 2: Analyse & Erhebung von Anforderungen

In der zweiten Phase einer Tool-Evaluierung wird aufbauend auf dem Ist-Zustand ein Idealkonzept für die zukünftig eingesetzte Technologie entworfen. Zentrales Ziel ist die Erstellung eines Soll-Konzepts in Form eines Lastenhefts. Das Lastenheft beinhaltet ausformulierte Anforderungen und Anwendungsszenarien, welche die Funktionsweise der eingesetzten Technologie verbal beschreiben. Die Ausformulierung der Anwendungsszenarien eignet sich dazu, die Funktionsweise des Soll-Konzeptes sowohl unternehmensinternen Stakeholdern als auch externen Technologie-Anbietern zu kommunizieren. Es empfiehlt sich Anforderungen im Vorfeld zu Clustern (z.B. funktional vs. nicht-funktional), sodass sich alle beteiligten schnell einen Überblick verschaffen können. Phase 2 beinhaltet im Einzelnen folgende Zielstellungen:

  • Erfassung/Beschreibung von Anforderungen und Anforderungs-Szenarien
  • Durchführung von Interviews mit Mitarbeitern
  • Lösungsansätze aufzeigen/vergleichen
  • Priorisierung einzelner Anforderungen
  • Marktüberblick potenzieller technologischer Anbieter
  • “Long List” möglicher Lösungsanbieter

Zentrale Ergebnisse: Kundenspezifischer Anforderungskatalog

Phase 3: Konsolidierung & Bewertung der Lösungsanbieter

Nach der Erstellung eines kundenspezifischen Anforderungskataloges wird die Auswahl möglicher Lösungsanbieter konkretisiert. Dafür empfiehlt sich ein Austausch mit ausgewählten Herstellern auf Basis der in Phase 2 erstellten “Long-List”. Potentielle Lösungsanbieter werden hier über die Zielsetzung des Projektes in Kenntnis gesetzt. Durch den Austausch entsteht in der Regel eine erste “Short-List”, da Lösungsanbieter von einer Beteiligung an einer Evaluierung aufgrund erster kommunizierter Anforderungen absehen oder seitens der Unternehmen von einer Zusammenarbeit aufgrund projektrelevanter Anforderungen (z.B. Compliance) verzichtet wird.

Im Falle einer positiven Beurteilung über eine mögliche Zusammenkunft beider Seiten wird den Lösungsanbietern das erstellte Lastenheft zur Verfügung gestellt. Die Lösungsanbieter sollen durch die Übermittlung eines Pflichtenhefts aufzeigen, wie die gestellten Anforderungen durch die eingesetzte Lösung umgesetzt werden können. Zusätzlich empfiehlt es sich eine Art “Demo-Workshop” mit den Lösungsanbietern durchzuführen, in der erste Anforderungen aus dem Lastenheft auf Umsetzbarkeit analysiert werden. Dadurch wird u.a. die Glaubwürdigkeit der Lösungsanbieter geprüft. Zielgerichtete Fragen seitens der Unternehmen lassen zusätztlich einen ersten Eindruck über eine zukünftige Zusammenarbeit mit dem Lösungsanbieter entstehen.

  • Von Long-List zur Short-List geeigneter Lösungsanbieter
  • Demo-Workshop mit den Lösungsanbietern
  • Evaluierung und Bewertung der Tools mithilfe einer Bewertungsmatrix
  • Aufzeigen von Pros und Cons zwischen den Anbietern
  • Workshop/Austausch für gemeinsames Kennenlernen

Zentrale Ergebnisse: Pflichtenheft und Bewertungsmatrix der erfüllten Anforderungen

Phase 4: Ergebnisse & Empfehlung

Durch die Auswertung der Bewertungsmatrix ergibt sich eine erste Tendenz darüber, inwieweit die Lösungsanbieter in der Lage sind, die gestellten Anforderungen zu erfüllen. Es wird darüber hinaus möglich, eine Abgrenzung zwischen den in die Tool-Evaluierung einbezogenen Lösungsanbieter zu treffen. Hervorgehoben werden dafür einzelne Vor- und Nachteile der ausgewählten Lösungsanbieter nach Anforderungen (z.B. Funktional vs. Nicht-Funktional). Je nach Gewichtung einzelner Anforderungen ergibt sich für die Unternehmen ein belastbares Ergebnis in Form einer prozentualen Verteilung (Anbieter X erfüllt Prozentsatz Y der Anforderungen). Diese können im Anschluss als Entscheidungsvorlage vor relevanten Stakeholdern (z.B. Vorstand) kommuniziert werden.

  • Gesamtergebnis und Gegenüberstellung der Lösungsanbieter
  • Abgrenzung der Lösungsanbieter durch Gewichtung
  • Empfehlung und Begründung für die Auswahl eines Lösungsanbieters
  • Entscheidungsvorlage für relevante Stakeholder
  • Vorschlag einer Roadmap zur strategischen Einführung

Zentrale Ergebnisse: Fundiert ausgearbeitete und belastbare Entscheidungsvorlage

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