IPROconsult: Der Weg zum Social Intranet

Die IPROconsult GmbH ist ein Architektur- und Ingenieurbüro aus Dresden, das seit 1949 besteht. Über 13 Standorte und drei Geschäftsbereiche verteilt arbeiten hier ca. 350 Mitarbeiter. Die IPROconsult war unter anderem Hauptplaner der Frauenkirche und ist mit Spezialisierung auf Generalplanung national und international aktiv.

Gerade im Bauwesen wirken in einem Projekt viele verschiedene Teams ganz unterschiedlicher Fachdisziplinen mit, die gut koordiniert werden müssen. Kommunikation und Informationsaustausch sind zentrale Erfolgselemente. Gleichzeitig müssen die deutschlandweit verteilten 350 Mitarbeiter effizient miteinander vernetzt sein. Klar ist, interne Kommunikationsformen rücken immer weiter in den Fokus der IPROconsult.

Ein bestehendes Intranet war zwar im Unternehmen vorhanden, jedoch war dieses bereits 10 Jahre alt und die Nutzerfreundlichkeit schlecht. Die Abteilungen Unternehmenskommunikation und IT forderten bessere Möglichkeiten, um untereinander zu kommunizieren. Der Zeitaufwand, um bestimmte Informationen zu finden war oftmals zu hoch. Durch die jahrelang etablierte Top-Down Kommunikation über die einzelnen Hierarchieebenen gingen zu Teilen auch Informationen verloren.

Aus diesen Gründen entschied sich die IPROconsult GmbH für die Einführung eines Social Intranets. Dabei kam eine Frage als erstes auf: Welches System ist das passendste für die IPROconsult?

Auswahl des Social Intranet und Implementierung

Der erste Schritt zur Wahl eines geeigneten Intranets war es, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen, welche Aspekte und Aufgaben wichtig sind. Gemeinsam mit der IPRO führten wir zunächst eine ausführliche Anforderungsanalyse, in welcher die Ziele und Anforderungen der Mitarbeiter und des Unternehmens festgehalten wurden.

Im nächsten Schritt spielte die Einbindung der Mitarbeiter eine große Rolle. Es fand ein Workshop statt bei welchem 15 Mitarbeiter aus den verschiedenen Standorten und unterschiedlichen Fachbereichen ihre persönlichen Anforderungen an das neue Intranet zusammentrugen. Diese waren relativ vielseitig:

  • schnell abrufbare Infomationsbereitstellung an allen Standorten
  • Insights, welcher Mitarbeiter der Abteilung womit beschäftigt ist
  • Foren zum Austausch untereinander
  • online verfügbarer Speiseplan

Anschließend ermittelten und bewerteten wir, wie verschiedene Systeme den entstandenen Ansprüchen am effizientesten gerecht wurden. Unser Ergebnis war die auf Confluence basierende Technologie Linchpin.

Das System wurde eingeführt, indem der Geschäftsführer sich zur Wahl und Notwendigkeit des Intranets via Video positioniert und die Mitarbeiter zur aktiven Nutzung aufgerufen hat. Gleichzeitig wurden den Mitarbeitern Erklärvideos zur einfacheren Handhabung einzelner Funktionen bereitgestellt und es gab individuelle Onlineschulungen.

Die erfolgreiche Implementierung eines Social Intranet ist jedoch nur möglich, wenn auch die Mitarbeiter aktiv in den Prozess eingebunden werden. Aus diesem Grund hat die IPROconsult zu einem Ideenwettbewerb aufgerufen, um dem neuen Intranet einen Namen zu geben. Es entstand das IPROnet.

Neue Möglichkeit der Kommunikation

Mithilfe von Linchpin war es möglich alle Anforderungen der Mitarbeiter und der Geschäftsführung adäquat umzusetzen. Es besteht die Möglichkeit sich in Gruppen und Foren untereinander auszutauschen und eigene Blogbeiträge zu verfassen. Das Intranet ermöglicht es zudem standort- und abteilungsspezifische Informationen leicht auffindbar bereitzustellen, gleichzeitig können die einzelnen Standorte ihre eigenen Bereiche erstellen. Die Top-Down Kommunikation innerhalb des Unternehmens wurde reduziert.

Da sich die Anforderungen der Mitarbeiter über die Zeit immer weiterentwickeln muss auch das Intranet immer wieder angepasst werden. Über die Feedback-Funktion können neue Anregungen und Ansprüche gesammelt und zusätzlich gewünschte Funktionen nachträglich hinzugefügt werden.

Perspektivisch plant die IPROconsult alle Mitarbeiter, unabhängig von Standort und Alter, in die aktive Nutzung des Social Intranet einzubeziehen und das Intranet nicht nur für die unternehmensinterne Kommunikation, sondern auch für den Projektaustausch zu verwenden.

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