Der Weg zum wirksamen Digital Workplace

In unserer "Digital Workplace" Blogreihe ging es bisher darum, das Phänomen digitaler Arbeitsplatz genauer zu beleuchten. Es konnten verschiedene Erkenntnisse über die eigentlichen Ziele eines Digital Workplace gewonnen werden. Nun stellt sich für Unternehmen die Frage der Umsetzbarkeit. Eine Frage, mit der uns unsere Kunden in Einführungsprojekten immer wieder konfrontieren, lautet: “Welche Phasen durchläuft man üblicherweise bis zu zur Etablierung eines wirksamen Digital Workplace?”

Diese Frage ist knifflig. Das liegt auch daran, dass die Antwort für die Unternehmen nicht immer zufriedenstellend ist. Ein Projektvorhaben digitaler Arbeitsplatz hat kein abgeschlossenes Ende, sondern entwickelt sich mit neuen Anforderungen und Bedarfen der Mitarbeiter stetig weiter. Das bedeutet aber nicht, dass das Vorhaben keinen Mehrwert bietet. Vielmehr handelt es sich ähnlich wie in einem Produktentwicklungsprozess um einen iterativen Prozess.

Es entsteht ein Produkt, welches sich durch weitere Anforderungen der Konsumenten weiterentwickelt. Ähnlich verhält es sich mit dem Vorhaben für die Umsetzung einer Digital Workplace Vision. Der digitale Arbeitsplatz entwickelt sich in diesem Fall mit den Anforderungen der Mitarbeiter weiter und verbessert sich. Doch welche Phasen durchläuft man dabei?

Die 6 zentralen Phasen in einem Digital Workplace Vorhaben

1 Reflexion & Vision

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter an einen digitalen Arbeitsplatz. Ziel ist es, eine Arbeitsplatzumgebung zu schaffen, die den Ansprüchen der Mitarbeiter gerecht wird. Hierbei steht deshalb die Reflexion im Vordergrund. Prüfen Sie, welche Geschäftsprozesse existieren, welche sinnvoll sind und welche ggf. im Sinne der Mitarbeiter ersetzt werden müssen. Wichtig ist: Geschäftsprozesse, die analog nicht funktionieren, werden digital nicht zwangsläufig besser. Die Reflexion hilft Ihnen dabei eine unternehmensweite Vision für den digitalen Arbeitsplatz der Mitarbeiter zu entwickeln.

2 Präzisierung der Anforderungen

Der Fokus liegt darauf, die Mitarbeiter aktiv einzubinden sowie Anforderungen und Leistungsmerkmale eines digitalen Arbeitsplatzes zu definieren. Es ist wichtig die Rollen und Funktionen der Mitarbeiter zu verstehen, um beispielsweise Technologien am Arbeitsplatz der Mitarbeiter zu etablieren. Durch die Einbeziehung der Mitarbeiter können Sie das Nutzungsverhalten eingrenzen und mögliche Hürden identifizieren. Dadurch wird auch ersichtlich, wo genau Handlungsbedarf besteht. Die Vision kriegt dadurch ein klares Anforderungsprofil.

3 Festlegung einer strategischen Roadmap

Für die Umsetzung der Anforderungen benötigen Sie eine Roadmap. Diese sollten darin selbstverständlich enthalten sein, aber auch zeitliche Vorgaben, einen Budget-Plan und eine Auflistung der benötigten personellen Ressourcen.

Im Zentrum der Roadmap stehen die einzelnen Arbeitspakete, die für die Umsetzung der definierten Anwendungsfälle und Ansprüche benötigt werden. Zudem ist es wichtig, relevante Stakeholder aus dem Unternehmen mit einzubinden. Nur so erhalten Sie genug Unterstützung für die Umsetzung des Projektvorhaben digitaler Arbeitplatz.

4 Finden einer geeignete Lösung für Ihr Anforderungsprofil

Nachdem die Anwendungsfälle und Anforderungen festgelegt wurden, geht es darum eine passende Lösung zu finden. Im Rahmen einer Evaluierung werden verschiedene Technologien in den Auswahlprozess mit einbezogen und in einem weiteren Schritt verprobt. Geprüft wird, inwieweit sich die definierten Anforderungen durch die digitale Lösung umsetzen lassen. Genutzt wird dafür beispielsweise eine Bewertungsmatrix, bei der jeweilige Technologien danach bewertet werden, inwieweit sich die Ansprüche damit funktional umsetzen lassen.

5 Testen der Anforderungen mit der evaluierten Lösung

In dieser Phase geht es nun darum die Umsetzung der definierten Anforderungen zu testen. Im Mittelpunkt stehen hier meist digitale Technologien, die für die Bewältigung einer Problemstellung eingesetzt werden. Mit einer Gruppe von ausgewählten Mitarbeitern führen Sie einen sogenannten Proof of Concept (POC) durch, in dem geprüft wird, inwieweit sich die einzelnen Forderungen für die Mitarbeiter praktikabel umsetzen lassen. Durch das Feedback der Testgruppe können bzw. ggf. Anpassungen vorgenommen (z.B. neue Tool-Evaluierung).

6 Rollout & Anpassungen

Nachdem Sie Rückmeldungen der Nutzergruppen ausgewertet haben und mögliche Anpassungen vorgenommen haben, kommt es zum unternehmensweiten Rollout. Dieser wurde zuvor in der Roadmap festgehalten. Ein wichtiger Faktor ist hier die Kommunikation des Rollouts, damit auch wirklich alle Mitarbeiter informiert sind. Gerade zum Start ist es wichtig, den Mitarbeitern bei Rückfragen zur Verfügung zu stehen. Hier wird durch Rückmeldungen der Mitarbeiter außerhalb der Projektgruppe nicht selten deutlich, dass noch Verbesserungspotential besteht. Es kommt zum bereits angesprochenen iterativen Prozess, bei dem ggf. sogar neue Anforderungen entstehen, die bisher nicht bedacht wurden oder erst jetzt priorisiert werden. Der bisher geschaffene digitale Arbeitsplatz entwickelt sich dadurch Schritt für Schritt weiter.

Real ExpertsZUR ARTIKELÜBERSICHT