Tipps für eine erfolgreiche Intranet-Einführung

Der erste Schritt ist getan: Die Entscheidung für die Einführung eines Intranets ist gefallen. Die Zeiten, in denen zentrale Unternehmensinformationen nicht auffindbar sind oder unternehmenskritische Informationen über nicht EU-DSGVO-konforme Tools verbreitet werden, sollen endgültig “ad acta” gelegt werden. So weit, so gut. Aber die nächsten Herausforderungen stehen vor der Tür. Wie lässt sich das Intranet-Projekt konkret umsetzen? Und überhaupt, welche Intranet-Lösung ist die Richtige für mein Unternehmen? Schnell wird klar, eine Intranet-Einführung ist alles andere als ein Selbstläufer. Deshalb hier vier wertvolle Tipps, was bei der Einführung eines Intranets beachtet werden muss und wie eine passende Tool-Auswahl für ihr Unternehmen gelingt. Denn nichts wäre schlimmer als ein Intranet einzuführen, welches bei Mitarbeitern auf wenig Gegenliebe stößt oder komplett abgelehnt wird.

Definieren Sie zielgruppenspezifische Anforderungen und Ziele

Das haben wir uns aber anders vorgestellt” – Ein Satz, den Projektleiter nach der Einführung eines Intranets auf keinen Fall hören wollen. Wie kann man das vermeiden? In der Regel liegt der erste Schritt darin, die eigenen Anforderungen zu sammeln, um zu sehen, was das neue Intranet alles können muss. Häufig ist das aber leichter gesagt als getan. Insbesondere bei größeren Unternehmen heißt es: Viele Abteilungen, viele verschiedene Anforderungen und Ziele. Umso wichtiger ist es deshalb die Nutzer in den Fokus zu rücken. Benennen sie daher einzelne Key-Nutzer, welche im Verlauf der System-Evaluation die Interessen und Ziele der Abteilungen an den Projektleiter kommunizieren. Dabei steht immer die Frage im Vordergrund, worauf der Fokus der jeweiligen Abteilung liegt. Ist es zum Beispiel die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, die Unterstützung der Zusammenarbeit oder das Abbilden von Prozessen? Bedenken Sie immer: Ziel ist es, dass möglichst** ALLE** Mitarbeiter von der Wirksamkeit eines Intranets profitieren.

Bestimmen von Budget und internen Ressourcen

Das geht jetzt aber über unser kalkuliertes Budget hinaus” – Nichts ist schlimmer als ein Intranet-Projekt, was aufgrund schlecht kalkulierter Budget-Vorstellungen zu scheitern droht. Was müssen Sie also berücksichtigen? Wichtig ist es, dass bei einem Vergleich der Anbieter, neben den standardmäßigen Lizenzpreisen, auch die Kosten für die individuelle Anpassungen, Integrationen, das Hosting und die Einführung an sich berücksichtigt werden. Hier bedarf es einer langfristigen Kalkulation der Kosten gemäß eines “Total Cost of Ownership (TCO). Damit stellen sie sicher, dass die Betreibung des Intranets auch in den Folgejahren mit den nötigen finanziellen Mitteln ausgestattet wird. Darüber hinaus stellt sich die Frage nach dem administrativen Aufwand. Habe ich als Unternehmen genug personelle Ressourcen um ein Intranet zu pflegen und zu verwalten? Um das Potential eines Intranets vollends auszuschöpfen, müssen Inhalte eingestellt, aktualisiert und nachhaltig gepflegt werden. Eine Prüfung der internen Ressourcen sollte daher in keiner Intranet-Planung fehlen.

Evaluierung & Einbindung bestehender Softwarelösungen

Werden unsere bestehenden Software-Lösungen jetzt ersetzt?” Das ist nicht selten eine zentrale Frage von Mitarbeitern bei der Einführung einer neuen Software im Unternehmen. Klar ist, ein Intranet-Projekt beginnt selten auf der grünen Wiese. Das bedeutet, dass Unternehmen schon über eine gewisse Auswahl an Software für Prozesse wie beispielsweise Kommunikation, Information oder Zusammenarbeit verfügen. Ein disruptives Vorgehen - also das Ersetzen bestehender Software - ist dabei keinesfalls immer die beste Lösung. Nicht selten gibt es bestehende Technologien, die sich für verschiedene Anwendungsfälle bewährt haben und von den Mitarbeitern genutzt werden. Warum diese also ersetzen!? Ein gut geplantes Intranet-Projekt berücksichtigt die bestehende Software-Landschaft und ergänzt Anwendungsfälle, die mit den bisherigen genutzten Lösungen nicht umgesetzt werden können. Man spricht hier vom “Best-of-Breed Ansatz”, in dem verschiedene Software-Lösungen einzelner Teilbereiche zur umfassenden Lösung für alle Anwendungsfälle vereint werden. Das sichert eine gewisse Flexibilität, bei der Tools leichter ausgetauscht werden könne, falls sie nicht mehr benötigt werden.

Vorleben einer transparenten Unternehmenskultur

So haben wir noch nie gearbeitet.” Das Intranet wurde eingeführt und keiner nutzt es. Das ist wohl der Alptraum jedes Projektleiters. Auf unserem Kanban-Board hat das doch alles Sinn ergeben: Intranet = effiziente Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern, zwischen den einzelnen Bereichen sowie innerhalb der Projekte. Keine Angst, genau das lässt sich auch wirklich mit einem Intranet umsetzen. Was jedoch oft vergessen wird ist, dass Veränderungen Zeit in Anspruch nehmen und auch vorgelebt werden müssen. Ein einfaches Beispiel: Ein Mitarbeiter, der über Jahre hinweg nur Informationen konsumiert hat, soll zukünftig aktiv Informationen teilen. Das ist leichter gesagt als getan. Mehr Transparenz bedeutet auch oftmals Angst vor Fehlern. Mitarbeiter könnten sich durch ihre neue aktivere Rolle im Unternehmen gehemmt fühlen und befürchten etwas “Falsches zu sagen”. Genau das wollen sie nicht. Ein Unternehmen benötigt mündige Mitarbeiter, die gemeinsam mit Ihnen für den Erfolg des Unternehmens arbeiten. Genau das gilt es also zu vermitteln. Ein Intranet ist eine Plattform für Austausch, Information und Zusammenarbeit. Das sollten Führungskräfte auch vorleben. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken und neue Tools und Prozesse als Teil der täglichen Kultur wahrnehmen. Veränderung wird so per se nicht als Gefahr wahrgenommen. Bedenken Sie immer: Ein Mitarbeiter ist nicht nur Angestellter, sondern auch Sprachrohr für Ihr Unternehmen. Das zeigt sich in der internen wie externen Kommunikation!

Real ExpertsZUR ARTIKELÜBERSICHT