Ein Intranet verbindet - “Linchpin” stellt sich vor

Linchpin ist eine Social Intranet Technologie vom deutschen Atlassian Partner //SEIBERT/MEDIA, welche 2014 offiziell auf der Atlassian Summit vorgestellt wurde. Seit der Markteinführung wurde Linchpin kontinuierlich weiterentwickelt und hat sich als attraktiver Intranet-Anbieter am Puls der Zeit behaupten können. Ein Grund mehr sich genauer mit der Technologie auseinanderzusetzen. In einem ausführlichen Interview berichtet Matthias Rauer von //SEIBERT/MEDIA u.a. darüber, wie es überhaupt zu Linchpin kam und welche Use Cases ein leistungsfähiges Intranet wie Linchpin abbildet.

Hi Matthias. Schön, dass wir heute über eure Social Intranet Technologie “Linchpin” sprechen. Zum Einstieg: Auf eurer Webseite wird Linchpin als "Confluence Based" Intranet beschrieben. Erwähnt werden sollte daher, dass Confluence selber eine eigenständige Technologie darstellt. Das ist für viele Leser sicherlich verwirrend. Daher, wie kam es eigentlich zu der Idee ein Intranet auf Basis von Confluence zu entwickeln und wie kann man sich diese Verbindung vorstellen?

Linchpin ist aus einem konkreten Projekt heraus entstanden: Für B. Braun Melsungen, einen weltweiten Konzern mit über 50.000 Leuten in über 60 Ländern, haben wir das neue Intranet “B. Braun Knowledge Center” konzipiert und entwickelt. Der Kunde wollte weg von seinem bestehenden Redaktionssystem hin zu einem offenen Kollaborationssystem mit Intranet-Funktionen. Und Confluence war schon im Einsatz. So kam die Frage auf: Kann man so etwas mit Confluence machen? Kann man, haben unsere Experten gesagt, wir müssen mal schauen, wie wir das machen, aber die Confluence-Technologie ist auf jeden Fall offen genug dafür. So wurde Linchpin geboren und seitdem kontinuierlich weiterentwickelt.

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Interessant. Das spiegelt auch einen Trend in der Produktentwicklung wider, welcher mehr auf Weiterentwicklung als auf ein disruptives vorgehen - also dem ersetzen bestehender Technologien - setzt. Aber was heißt das konkret für Unternehmen? Entsteht durch die Verbindung von Linchpin mit Confluence ein konkreter Mehrwert oder ist es vielleicht nicht sogar ein Nachteil gegenüber Wettbewerbern die technologie-unabhängige Intranet-Lösungen auf dem Markt bringen? Stichwort doppelte Lizenzkosten!?

Der Mehrwert entsteht aus der Kombination von moderner Zusammenarbeit auf Teamebene und Konzern-Anforderungen an ein modernes Intranet. Im Bereich der Teamzusammenarbeit an Inhalten ist Confluence wirklich stark. Es ist das marktführende kommerzielle Wiki- und Collaboration-System für Unternehmen und mit Abstand die beste Lösung am Markt. Warum soll man darauf nicht aufbauen, wenn die Basislösung es erlaubt? Viele der klassischen Intranet-Anforderungen kann Confluence dagegen nicht erfüllen - und will es auch gar nicht: News-Konzept und Steuerung der offiziellen Kommunikation an die Mitarbeiter, Personalisierung, anpassbare Navigationsmenüs, Profile, Mehrsprachigkeit, Corporate-Design-Anpassung. Linchpin fügt diese Module hinzu.

Ein Vorteil entsteht auch daraus, dass viele Kunden Confluence sogar schon auf die eine oder andere Weise einsetzen. Wenn es um ein neues Intranet oder einen Relaunch geht, stellt sich dann die Frage: Ist es sinnvoll, ein Drittsystem aufzubauen, das nun unsere Intranet-Anforderungen abdeckt, also ein klassisches Redaktionssystem als weiteres ...? Oder ist es vielleicht sinnvoller, unsere Unternehmensanforderungen in ein System zu integrieren, das die Mitarbeiter für ihre tägliche Zusammenarbeit bereits nutzen und gerne nutzen? Als Nachteil sehen wir es sicher nicht - im Gegenteil. Confluence ist eine ausgereifte Basis und Atlassian wird hier weiterhin intensiv investieren. Confluence ist außerdem sehr offen. Du kannst Confluence beliebig erweitern - Linchpin ist ja nichts anderes: Confluence als Basis, plus eine Reihe von Plugin-Modulen, welche die Linchpin-Suite bilden. Aber auch Linchpin ist beliebig skalierbar. Ein Beispiel:

Wenn der Kunde den einen Use Case gar nicht braucht, dann kann er die Funktionen einfach weglassen. Gibt es beim Kunden stattdessen ein Nutzungsszenario, das Linchpin im Standard nicht abbilden kann? Dann finden sich auf dem Atlassian Marketplace garantiert gute Plugin-Lösungen für Confluence dafür. Das beantwortet eigentlich auch deine Frage zum Preis schon: Der Kunde zahlt ja nicht doppelt, sondern er kauft neben Confluence genau die Funktionen, die er braucht. Features, die er (noch) nicht benötigt, bezahlt und bekommt er nicht. Es gibt diverse Intranet-Lösungen, bei denen das anders ist.

Also quasi eine modularer und skalierbarer Software-Ansatz! Die Leser interessiert sicher auch, was ihr mit Linchpin genau für Unternehmen ermöglichen wollt. Deshalb habe ich aus eurer Webseite versucht herauszulesen, wie Linchpin die zentralen Säulen eines modernen Intranets widerspiegeln will. Das Wort “Verbindung” wird dabei in vielfältigen Variationen aufgegriffen. Gerne mehr dazu!?

Ja, genau. Beim Wort Verbindung ist das so: Der Begriff des Verbindens ist auf mehreren Ebenen angesiedelt. Einerseits hat das Unternehmen einen zentralen Kanal, über den es alle Angestellten erreicht - jeden einzelnen Mitarbeiter an jedem einzelnen Standort. Das Intranet verbindet die Unternehmenskommunikation und das Management mit den Leuten. Aber “Verbinden” meint nicht nur die offizielle Kommunikation, sondern auch die Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander. Menschen aus unterschiedlichen Teams und an unterschiedlichen Standorten tauschen sich zentral aus, arbeiten gemeinsam an Inhalten, können sich über die Profilfunktionen finden und vernetzen. Um auf das Kundenbeispiel zurückzukommen: Bei B. Braun nutzen Menschen und Teams in über 60 Ländern das Intranet als ihr Kommunikations- und Kollaborationssystem. Das ist schon verbindend, oder?

60 Länder hört sich nach einer Hausnummer an. Auch ein gutes Beispiel für eine zunehmend globalisierte Unternehmenswelt. Aber noch mal zu eurem Ansatz. Ein Slogan von euch lautet: “Social Intranet für dein Unternehmen”. Es ist ja jetzt keine Überraschung, dass ihr nicht die einzigen Social Intranet Anbieter auf dem Markt seid. Da stellt sich aus unternehmerischer Perspektive schnell die Frage: Was grenzt Linchpin eigentlich von anderen Lösungen ab, außer sein Ansatz einer skalierbaren und modularen Software-Architektur durch die Verbindung mit Confluence??

Ein Wertversprechen von Linchpin besteht darin, dass es beide Welten verbindet - ach ja, da sind wir ja schon wieder beim Verbinden…die Welt der Top-down-Kommunikation und die Welt der Zusammenarbeit auf Team- und Mitarbeiterebene. Hier der Empfangsbereich mit repräsentativer Lounge-Ausstattung, dort hinten die Büros, in denen allerlei rumliegt und in denen auch geschwitzt wird. Das kann beides naht- und reibungslos in einem System gehen. Ein weiteres Merkmal ist die bereits angesprochen funktionelle Flexibilität und auch die Geschwindigkeit eines Rollouts ist oft ein nicht ganz unwichtiges Argument: Linchpin ist im Kern weitgehend standardisiert, mit etwas Atlassian-Know-how kannst du Linchpin im Unternehmen selbst und in Eigenregie aufsetzen und anpassen. Falls wir den Prozess als Dienstleister zusätzlich unterstützen, ist ein Rollout innerhalb von Wochen die Regel. Manche Unternehmen verbringen viele Monate oder gar Jahre mit ihren Einführungsprojekten!

Wo wird gerade bei dem Wort “Social” sind. Welche Rolle spielt der Begriff Social in Linchpin? Ich denke da an den privaten Bereich, in dem eine Vielzahl von Social-Tools wie Facebook, WhatsApp etc. heutzutage unverzichtbar geworden sind. Gibt es da eine Verbindung zu modernen Intranets?!?

Neue Kommunikationskonzepte haben natürlich längst ihren Platz in den Unternehmen - denk an Gruppenchat und Instant Messaging. Diese Entwicklung sollte und darf vor einem Intranet nicht Halt machen, finde ich. Ich kann dir ein Beispiel dafür geben, wie technische Entwicklungen aus dem Privatkontext einfließen: Wir haben in Linchpin ein cooles Community-Modul, das sich teils an Timelines à la Facebook und Twitter orientiert. Den Grundstein dafür haben ein paar Kollegen vor vier, fünf Jahren bei einem internen Hackathon gelegt: So etwas gibt es für Confluence nicht, aber wir denken, dass es spannend und sinnvoll ist, solche Kommunikationsformen ins Unternehmensumfeld zu holen. Beim internen “Dogfooding” - also der internen Ausrollung neuer Linchpin-Funktionen - wurde das Tool schnell angenommen. Seitdem entwickeln wir Linchpin für verschiedene Anwendungsfälle weiter.

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Ein schnelles Feedback zu einer Idee per Like ist besser als gar keine Rückmeldung zu einer Idee

Es ist auch keine Spielerei, sondern ein ziemlich effizienter Kommunikationskanal, sonst würden im Privaten ja nicht alle texten und Facebook nutzen, sondern Mails schreiben oder anrufen. Nur in den Unternehmen machen wir das weiterhin... Ein schnelles Feedback zu einem Community-Post per Like ist erstmal besser als gar keine Rückmeldung zu einer Idee. Und wenn sogar wirklich gute Diskussionen entstehen, ist das toll! Und nicht zuletzt bringen solche Funktionen in einem Intranet auch den Vorteil, dass vor allem jüngere Leute sich gleich heimisch fühlen und es gerne nutzen. Dafür gibt es im Usability-Bereich den Begriff “Nutzungsfreude”. Im Hinblick auf die Mitarbeiterakzeptanz eines Software-Systems sollte man diesen Aspekt nicht unterschätzen.

Wir würden gerne noch mehr über die Funktionalitäten von Linchpin erfahren. In unserem Blogbeitrag #Intranet benennen wir drei zentrale Säulen eines Social Intranets in Form von Kommunikation, Information und Zusammenarbeit. Mit welchen technologischen Werkzeugen werden diese Säulen in Linchpin abgebildet? Oder verfolgt ihr vielleicht einen ganz anderen Ansatz?

Den drei Säulen stimme ich zu. Mit Linchpin wollen wir diese Aspekte einfangen, wobei die Bereiche sicherlich fließend sind und zusammenspielen. Das trifft auf die Funktionalitäten und technischen Konzepte ebenso zu. Kommunikation findet in einem Unternehmen ja auf diversen Ebenen statt. Wir bieten der Unternehmensführung mit dem Enterprise-News-Modul die Möglichkeit, ihre offiziellen Inhalte gezielt an alle Mitarbeiter oder an diejenigen Nutzergruppen zu kommunizieren, für die diese Inhalte wichtig sind. Hier gibt es zudem Rückkanäle für die Empfänger, sodass diese Kommunikation nicht eingleisig sein muss. Kommuniziert wird natürlich auch auf den Wiki-basierten Intranet-Seiten und in der Community mit ihren Social-Media-Elementen.

Die Leute kommunizieren über Ideen und Themen, und daraus entsteht produktives Feedback. Das ist wiederum Zusammenarbeit in Reinkultur. Zusammenarbeit bedeutet ja nicht zwangsläufig, das man gemeinsam mit anderen einen Text oder so etwas erstellt. Der Austausch von Ideen und produktives Feedback ist genauso Zusammenarbeit.

Und letztlich ist das alles Information - ob die Erkenntnisse des letzten Stakeholder-Meetings von Team X oder die Inhalte, die über die personalisierte Hauptnavigation aufgerufen werden, die Nachrichten des Managements oder die Details zu einer kommenden internen Veranstaltung. News, Confluence-native Wiki-Funktionen, Navigation, Community-Features und noch weitere Module mehr - das alles wirkt in Linchpin zusammen, um Kommunikation, Information und Zusammenarbeit auf mehreren Ebenen zu unterstützen.

Gibt es noch weitere Funktionalitäten die Zukünftig in keinem Intranet fehlen dürfen? Du kannst hier auch gerne ein paar Details aus der Linchpin-Roadmap preisgeben:-)

Spontan würde ich zwei Dinge nennen: Mobile und Extranet. Jeder ist mobil, für jeden irgendwie erdenklichen Anwendungsfall gibt es Apps. Der Bereich der Unternehmens-Software sollte das nicht verschlafen. Dabei muss eine Intranet-App gar nicht alles können, was das Intranet im Browser kann. Man kann nicht jedes Feature beliebig über die Plattformen hinweg sinnvoll transportieren. Die wichtigsten Funktionen sollte eine Intranet-App aber in petto haben: News empfangen und lesen, Intranet-Inhalte suchen und lesen, Community-Features, Profilzugriff, den Activity Stream meines Teams ansehen. Die Mobile-Anforderung ist jetzt schon ziemlich wichtig und wird weiter an Gewicht gewinnen. Das wissen wir natürlich und arbeiten daran. Wir haben Linchpin Mobile als marktreife Lösung und eines dediziertes Team beschäftigt sich intensiv mit diesem Thema.

Eine zweite Sache ist die Extranet-Funktionalität. Intranets und Wikis hin oder her - wenn es an die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Externen geht, also mit Kunden, Partnern, Dienstleistern, Freelancern oder auch Bewerbern, greifen wir wieder auf die alten, ineffizienten Methoden mit E-Mails, Dokumenten, Meetings zurück. Aber auch hier kann die Zusammenarbeit massiv von Transparenz, zentraler Dokumentation und Kommunikation im Kontext profitieren. An einer Extranet-Lösung für Linchpin arbeiten wir ebenfalls intensiv.

Beim Austausch mit Unternehmen hört man nicht selten, dass das Intranet aufgrund technischer Barrieren gerade von weniger technologisch-affinen Mitarbeitern nicht im vollem Umfang genutzt wird. Wie schafft man es solche Mitarbeiter einzubinden?

Durch persönliche Relevanz. Wenn eine Unternehmens-Software mir hilft, meine Arbeit schneller und/oder besser zu erledigen, wenn sie Informationen bietet, die mich und meine Aufgaben betreffen, wenn sie die spezifischen Use Cases meines Teams unterstützt, dann nutze ich sie auch. Dann ist sie relevant für meine Arbeit. Wenn die individuelle Relevanz nicht gegeben ist, bekommt jedes Tool ein Akzeptanzproblem.

Klar spielen für die Mitarbeiteraktivierung auch Usability-Aspekte eine Rolle, und ein Intranet muss visuell das Erscheinungsbild des Unternehmens widerspiegeln. Eine gute interne Rollout-Kampagne kann ebenfalls viel bewirken. Andererseits haben wir teils uralte Intranet-Tools kennengelernt - furchtbar zu bedienen, nicht gewartet, technologisch aus dem digitalen Mittelalter, offiziell sogar “verboten” :-). Und viele Leute haben das System trotzdem genutzt, obwohl sie es eigentlich gar nicht sollten, weil es eine sehr wichtige Funktion hatte, die ihnen (trotz aller sonstigen Nachteile des Tools) die tägliche Arbeit erleichtert hat. Es ist interessant, dass eine einzelne “Killer-Applikation” im Intranet so viel Relevanz schaffen kann, dass dieses Legacy-System am Leben bleibt.

Personalisierung als Schlüssel zur Mitarbeiteraktivierung

Wenn es um moderne Social Intranets geht, sehen wir eine möglichst umfangreiche Personalisierung als den Schlüssel zur Mitarbeiteraktivierung. News per Gießkanne für alle interessieren am Ende niemanden. Ein Navigationsmenü für sämtliche Nutzer wird im Endeffekt viele Punkte haben, die für die meisten Leute unwichtig sind. Und zur Personalisierung gehört letztlich auch die Konsequenz, Dinge wegzulassen und beispielsweise bestimmten Nutzergruppen bestimmte Funktionen gar nicht anzubieten; für andere User werden sie wiederum eingeblendet.

Außerdem wird die individuelle Relevanz von mehreren nicht-funktionellen Faktoren beeinflusst. Gibt es zum Beispiel restriktive Freigabeprozesse für die Erstellung von Intranet-Inhalten? Dann sinkt die Relevanz: Wenn ich nicht ohne Weiteres tun kann, was ich tun möchte, dann lasse ich es vielleicht lieber bleiben. Oder muss ich beim Anlegen einer Intranet-Seite erstmal eine lange Operationalisierungs-Checkliste beachten? Bürokratie ist Gift. Als Voraussetzungen für die Herstellung von Relevanz spielen also auch Offenheit und Fehlertoleranz eine Rolle.

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In unserem Blogbeitrag haben wir die These aufgestellt, dass die Zeiten von großen All-in-One Intranet-Lösungen vorbei sind? Dazu ein Buzzword: Front-Door-Intranet. Wie positioniert sich Linchpin hier?

Wir erleben, dass das Konzept “All in one” für viele Kunden nach wie vor der gängige Ansatz ist. Das Intranet-Evaluationsteam hat eine lange Feature-Checkliste mit allen möglichen funktionellen Anforderungen und arbeitet die ab. Das Pareto-Prinzip besagt, dass auf 20 Prozent der Kernfunktionen 80 Prozent des Nutzungsvolumens entfallen. Im Widerspruch dazu wird bei solchen Evaluationen die Quantität massiv überbetont. Schließlich läuft es darauf hinaus, dass in Evaluationsprozessen dieser Art häufig ein All-in-one-Paket als die beste Wahl erscheint - bis im produktiven Einsatz der “Fluch des Generalisten” zum Tragen kommt: Es kann alles, aber nichts davon richtig.

Mit etwas Halbgaren sollten und können sich Kunden nicht zufriedengeben

Muss ein Intranet zum Beispiel nativ Gruppenchat und Instant Messaging können? Wir sagen Nein! Wozu denn? Es gibt sehr ausgereifte Speziallösungen für diesen Use Case. Will man etwa Slack oder Hangouts Chat nachbauen? Viel Spaß dabei - ein solches Vorhaben hat niemand Geringeres als Atlassian letztens abgeblasen. Und mit etwas Halbgaren sollten und können sich Kunden nicht zufriedengeben.

Ein modernes Intranet hat bestimmte Kernanforderungen, die erfüllt sein müssen: Zusammenarbeit, Kommunikation, Information. Was das Intranet darüber hinaus können sollte: ein einfaches Einstiegstor in die Nutzung der dedizierten Drittanwendungen bieten. Gibt es die zentrale Möglichkeit, vom Intranet aus das Gruppenchat-Tool anzusteuern, das Aufgabenmanagement, die webbasierten Office-Anwendungen? Das ist in diesem Zusammenhang die Aufgabe eines Intranets. Linchpin kann das.

Wir kommunizieren Linchpin gerne als Cockpit für die tägliche Arbeit. Wobei: Wenn man an ein Cockpit denkt, hat man eher komplizierte Pulte mit zahllosen Knöpfen und Funktionen vor Augen, oder? Das leichtgewichtige, anpassungsfähige Eingangstor ist vielleicht das bessere Bild. Der modulare Aufbau von Linchpin erlaubt es sogar, dedizierte Drittlösungen für spezielle Nutzungsszenarien, die von Drittanbietern entwickelt werden, direkt zu integrieren. Aber eben nur dann, wenn die Mitarbeiter sie auch wirklich wollen und brauchen, und nicht im Rahmen eines All-in-one-Pakets.

Abschließend noch eine heikle Frage. Unternehmen schöpfen mehr und mehr nach Effizienz und wollen ihre Kosten durch schnellere Prozesse optimieren. Die Mehrwerte eines Intranets lassen sich dagegen schlecht quantifizieren. Wie entgegnest du einem Kunden, der eine Plattform wie Linchpin als “Spielerei” oder zusätzlichen Kostenfaktor betitelt?

Es würde naheliegen, mal eine ROI-Tabellen zu erstellen. Zum Beispiel könnte man sagen: Überschlagen Sie mal, was es bringen würde, wenn jeder Büromitarbeiter im Unternehmen täglich soundso viele Minuten weniger mit E-Mails verplempern würde, weil die Kommunikation zentral dokumentiert im Intranet stattfindet und Informationen dort auffindbar sind. Aber so etwas läuft schnell auf Zahlenmagie hinaus.

Viel wichtiger wäre die Frage an den Kunden: Wie gut sind Ihre Mitarbeiter für Komplexität und Überraschungen gerüstet? Dynamik ist die Herausforderung unserer Zeit. Die Wirtschaft wird immer komplexer und die Mitarbeiter an der Basis müssen weiterhin jeden Tag Lösungen für die Probleme der Kunden finden. Dafür braucht es heute Informationstransparenz, gute Informationsflüsse und eine effektive digitale Zusammenarbeit an Inhalten und Ideen. Linchpin kann die technischen und konzeptionellen Voraussetzungen dafür schaffen. Das ist ein Beitrag, den wir im Hinblick auf die “Dynamikrobustheit” der Organisation leisten können. Unternehmen wären nicht gut beraten, das als Spielerei abzutun.

*Matthias Rauer arbeitet als Redakteur im Marketing-Team von //SEIBERT/MEDIA. Er ist seit 2007 dabei und betreut heute unter anderem den deutschen Weblog des Unternehmens.

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