Das Intranet als zentrales Portal für einen wirksamen Digital Workplace

Weiter geht unsere Digital Workplace Blogreihe mit dem Trendthema “Intranet”. Ich weiß, beim Intranet im Jahr 2019 von einem Trendthema zu sprechen, ist natürlich eine wirklich gewagte These zum Start. Deshalb aufgepasst: Next Generation “Front-Door-Intranet”. Dazu gleich mehr! Zunächst eine kurze Rückblende. In unserem letzten Blogbeitrag wurde erklärt, dass die Etablierung eines Digital Workplace eine mitarbeiterorientierte Strategie der Unternehmen darstellt, um die Wirksamkeit digitaler Technologien für Unternehmen und Mitarbeiter zu nutzen. Da stellt sich natürlich die Frage, was das eigentlich in der Umsetzung bedeutet? Was hat es mit Wirksamkeit auf sich bzw. in welchem Zusammenhang steht das mit unserem heutigen Blogbeitrag zum Thema Intranet im Jahr 2019?

Das Intranet als Multifunktionswerkzeug im Digital Workplace

Zunächst ein paar Sätze zur Wirksamkeit digitaler Technologien im Digital Workplace. Die Kernidee besteht darin, Mitarbeitern ein Arbeitsumfeld zur Verfügung zu stellen, in dem Möglichkeiten für Anwendungsfälle digitaler Technologien vollends ausgeschöpft werden. Das beinhaltet sowohl die Etablierung einer passenden Infrastruktur zur Nutzung digitaler Technologien, als auch die Befähigung der Mitarbeiter beim Umgang mit diesen.

Der Digital Workplace kann mitunter als eine technisch effizient ausgestaltete Arbeitsplatzumgebung verstanden werden, in der Mitarbeiter spezialisierte oder auch flexible digitale Technologien für bestimmte Anwendungsfälle nutzen. Hierfür ein Beispiel aus der Praxis. Um ein effizientes Arbeiten zu gewährleisten, stehen Mitarbeiter vor der Herausforderung möglichst agil zu reagieren. Dazu zählt beispielsweise sich ortsunabhängig in Projektteams auszutauschen oder auch auf unternehmensrelevante Informationen und Anwendungen zuzugreifen.

Was braucht man dafür? Eigentlich nur digitale Werkzeuge zum Kommunizieren, Informieren, Zusammenarbeiten sowie dem Abbilden und Verwalten von Dokumentationen. Hier lässt sich auch das Thema des heutigen Blogbeitrages einordnen. Intranet-Systeme sind ein mächtiges multifunktionales Werkzeug, mit dem sich eine Vielzahl der aufgezählten Anwendungsfälle abbilden lassen.

Das Intranet evolviert und passt sich an die Anforderungen der Mitarbeiter an

Der Eine oder Andere wird hier trotzdem Einwände anbringen. Intranet und neu? Ich sage mal ‘JEIN’! Keine Frage, das Thema Intranet hat bereits mit Beginn der 2000er Jahre im unternehmerischen Umfeld seinen Ursprung. Das spricht nicht unbedingt für eine Innovation im Jahr 2019. Was also spricht dafür? Eindeutig die funktionale Ausgestaltung und das Verständnis eines leistungsfähigen Intranets. Das hat sich in den vergangenen 20 Jahren sukzessive weiterentwickelt bzw. angepasst. Die Intranet-Evolution lässt sich deshalb zunächst in drei Phasen darstellen:

  1. Generation – die statische interne Webseite (Schwerpunkt: Darstellung von Unternehmensinformationen)
  2. Generation – das Portal für Mitarbeiter (Schwerpunkt: Integrationen von Self-Service-Desk-Funktionen z.B. Anträge für Urlaub; Gehaltsabrechnung)
  3. Generation – das Social Intranet (Schwerpunkt Kommunikation, Information und Zusammenarbeit)

Insbesondere Social Intranet-Systeme haben in den vergangenen Jahren das Interesse der Unternehmen als “All-in-One Lösung” auf sich gezogen und sich als nützliches Werkzeug bei der Zusammenführung von Kommunikation, Information und Zusammenarbeit erwiesen. Aber auch hier zeigen unsere Erfahrungswerte zunehmend, dass das gängige Verständnis eines Social Intranet, schnell an seine Grenzen stößt. “Irgendwie nichts Halbes und nichts Ganzes”. “Unflexibel”. “Wo genau findet hier Zusammenarbeit statt?” Das sind die häufigsten Erfahrungswerte beim Austausch mit Mitarbeitern in Unternehmen zum Thema Intranet.

Gerade in puncto Zusammenarbeit sind die im Social Intranet angedachten Lösungen eher rudimentärer Art und beschränken sich auf das Anlegen einfacher Aufgabenlisten oder einen informellen Austausch in Blogs. Für ein “echtes Zusammenarbeiten” - wie beispielsweise im Projektmanagement - werden meist detaillierte Tools wie Jira benötigt, bei denen ein umfassendes Tracking einzelner Prozesse möglich ist. In der Folge wird die angesprochene **wirklich wirksame Nutzung des Intranets **nicht an allen drei Säulen vollends ausgeschöpft. Das ist bei genauerer Betrachtung auch unumgänglich. Es ist quasi ausgeschlossen ein multifunktionales “All-in-One Intranet” zu entwickeln, welches alle unternehmensspezifischen Mitarbeiter-Anforderungen “Out-of-the-Box” abbildet.

Zwar sind im Unternehmenskontext technische Weiterentwicklungen der eingeführten Systeme eine gängige Option. Unsere Erfahrungen in solchen Projekten zeigen aber wie kostenintensiv so etwas ist. Das Projekt “Social Intranet” wird durch die individuellen Anforderungen schnell zum enormen Kostenfaktor. Gerade auf kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wirkt das abschreckend. Hier setzt die neue Intranet-Generation im Jahr 2019 an und versucht die Schwächen vorheriger Intranet-Generationen auf ein Minimum zu reduzieren. Vor allem für KMU ergeben sich nun zahlreiche Argumente für die Einführung eines Intranets.

4. Generation – Front-Door-Intranet als agiles Hub für Mitarbeiter

Bevor es zu Missverständnissen kommt. Das Front-Door-Intranet ist keine eigenständige technologische Entwicklung. Es ist vielmehr ein Ansatz dafür, wie ein leistungsfähiges Intranet aufgebaut sein muss. Das Front-Door-Intranet kann dabei als eine Art zentrales Portal bzw. Eingangstor zu einem Hub (Knotenpunkt) der Kommunikation, Information und Zusammenarbeit verstanden werden. Beschrieben wird damit quasi ein rückläufiger Trend zum ursprünglichen Ansatz von Intranet-Systemen. War es zunächst das Ziel, möglichst viele interne Anwendungsfälle der Information, Kommunikation und Zusammenarbeit in einem Tool abzubilden, geht es heute mehr darum einen möglichst agilen Zugang zu den genannten drei Säulen herzustellen. Das Front-Door-Intranet kann damit als benutzerfreundliches, kostenreduziertes und anpassungsfähiges Software-Leichtgewicht verstanden werden. Experten sprechen auch von einem Eingangstor in einen besonders wirksamen Digital Workplace.

Gerade im Bereich Zusammenarbeit legt das Front-Door-Intranet den Fokus auf die Integration spezifischer oder auch zum Teil schon im Unternehmen existierenden Software-Anwendungen. Es geht also nicht zwangsläufig darum Software zu ersetzen, sondern sinnvoll nach Bedarf zu ergänzen. Gerade das ist für Unternehmen interessant, die schon in Lizenzkosten verschiedener Software-Anwendungen investiert haben. Der Intranet-Ansatz der Front-Door-Generation lässt sich zudem charakterisieren durch

  • Kommunikation und Information als zentrale Säulen
  • Anpassungsfähigkeit durch die Integration spezifischer Software
  • nahtlose Verknüpfung der alten und neuen Arbeitswelt (“Desktop & Mobile”)
  • Personalisierung (Kalender, Gruppen, Links)

.... und eine herausragende Usability. Gerade letzteres ist vielen Intranet-Nutzern aktuell ein Dorn im Auge. Oft sind die Mitarbeiter bei der Nutzung des Intranets überfordert. “Zu kompliziert, zu unübersichtlich, schlechte Suchfunktion” - das hören wir nicht selten. Leistungsfähige Intranet-Lösungen sind hingegen nutzerzentriert gedacht.

Fazit: Die Zeiten von großen “All-in-One” Lösungen sind vorbei

Der Trend hin zu einem wirksamen Digital Workplace sollte bei jedem Unternehmen im Jahr 2019 und in den folgenden Jahren ganz oben auf der Liste stehen. Das Intranet nimmt dort eine zentrale Rolle als Eingangstor in die digitale Unternehmenswelt ein. Das Intranet selber sollte sich aber auf seinen ursprünglichen Gedanken einer reichweitenstarken Kommunikations- und Informationsfunktion fokussieren. Der Community-Ansatz eines klassischen Social Intranets zum Austausch untereinander bleibt natürlich erhalten. Die wichtigste Veränderung liegt in der Entkopplung von Kommunikation/Information und Zusammenarbeit. Werkzeuge der Zusammenarbeit werden aufgrund ihrer Vielfältigkeit aus dem Intranet in spezifische und extra dafür entwickelte Anwendungen wie Jira verlagert. Das ist auch nicht weiter schlimm. Durch einen leistungsfähigen Front-Door-Ansatz ist die Anwendung im besten Fall integriert und nur einen Klick entfernt. Einer wirklich wirksamen Vernetzung von Kommunikation, Information und Zusammenarbeit steht durch ein leistungsfähiges und intelligentes Intranet nichts mehr im Wege.

Real ExpertsZUR ARTIKELÜBERSICHT