Digital Workplace - vom Schreckgespenst zur Lichtgestalt

Cyber-physische-Systeme (CPS), Internet of Things (IoT), Künstliche Intelligenz (KI) oder Cloud Computing. Was zunächst alles ein bisschen nach Science-Fiction klingt, ist längst Realität und stellt nur einen Bruchteil populärer Buzzwörter dar, die mit einem digitalen Arbeitsplatz oder auch Digital Workplace in Verbindung gebracht werden. Aber ganz ehrlich: Wie soll man als Unternehmen oder Mitarbeiter bei der Fülle an viral postulierten und doch so “überlebenswichtigen” Maßnahmen rund um die Entwicklungen und Trends eines technologisch-geprägten Arbeitsplatzes noch den Überblick behalten?

Weniger Buzzwords und mehr praxisnahe Inhalte

Unsere Blogreihe Digital Workplace knüpft hier an und versucht Licht ins Dunkle zu bringen. Ziel ist es, unternehmensrelevante Entwicklungen rund um den Arbeitsplatz der Mitarbeiter zu thematisieren, Hintergründe zu verdeutlichen und technische Lösungsansätze aufzugreifen. Gerade um den Begriff Digital Workplace hat sich eine Art Mythos gebildet, mit dem Unternehmen und Mitarbeiter viele Unklarheiten verbinden. Für ALLE die sich jetzt angesprochen fühlen soll vorab gesagt sein: Das muss nicht sein! In unserer Blogreihe soll deutlich gemacht werden, dass die Ideen, Konzepte und Möglichkeiten rund um den Digital Workplace ein wirksames Arbeiten versprechen, welches sich in vielen Facetten positiv auf Unternehmen und Mitarbeiter auswirkt. Doch dazu später mehr und zum Start zu den Basics.

Was hat es überhaupt mit dem Digital Workplace auf sich?

Der Begriff Digital Workplace wird von Unternehmen oftmals missverstanden. Die gängigste verbreitete Auffassung ist wohl, dass der Digital Workplace eine Art Sammelsurium digitaler Technologien für die Ausgestaltung eines Arbeitsplatzes darstellt. Keine Frage, digitale Technologien sind der Kern eines Digital Workplace! Den Begriff Digital Workplace auf digitale Lösungen zu reduzieren, greift jedoch zu kurz. Der Begriff beschreibt vielmehr eine durch unsere Umwelt angestoßene Entwicklung an technischen Evolutionsstufen bei der Ausgestaltung des Arbeitsplatzes. Zugegeben, das ist jetzt etwas zu philosophisch. Daher wie versprochen praxisnahe Beispiele:

Wo früher der klassische stationäre PC eingesetzt wurde, stehen heute meist portable Endgeräte wie Notebooks. Das Notebook stellt dabei eine technologische Weiterentwicklung dar. Wichtig ist jedoch zu verstehen, dass die Einführung von Notebooks am Arbeitsplatz eine Reaktion an den Bedarf der Mitarbeiter darstellen, flexibler und agiler zu arbeiten. Ein weiteres Beispiel sind die Evolutionsstufen von Intranet-Systemen in Unternehmen. Wurden früher für die klassische Top-Down Kommunikation in Unternehmen statische Intranet-Systeme eingesetzt, sind heute sogenannte ‘Social Intranets’ oder ‘Enterprise Social Networks’ attraktiver. OK, keine Buzzwords! Gemeint ist damit jedoch einfach die funktionale Ausgestaltung der Mitarbeiterkommunikation am Arbeitsplatz. Soziale Funktionen wie Liken, Kommentieren und Teilen, die wir bereits aus unserer privaten Welt kennen, bringen Mitarbeiter des Unternehmens zusammen.

Die exemplarische Darstellung der hier aufgeführten Veränderungen verdeutlicht, dass die Verbreitung bzw. Etablierung digitaler Technologien auch zu einem umfassenden Wandel von Arbeits- und Organisationsprozessen in Unternehmen geführt haben. In der Folge haben sich als Reaktion auf die genannten Entwicklungen, passende neue Organisations- und Managementkonzepte der Arbeitsplatzgestaltung entwickelt, zu denen auch das Konzept Digital Workplace gezählt werden kann.

Der Digital Workplace stellt demnach eine mitarbeiterorientierte Strategie der Unternehmen dar, um die Wirksamkeit digitaler Technologien für das Unternehmen zu nutzen.

Doch unsere Erfahrung zeigt, dass es bei Etablierung eines Digital Workplace oftmals hapert. Woran liegt das?

Darum wird der Digital Workplace zum Schreckgespenst

Gerade beim Austausch mit Mitarbeitern aus kleinen und mittelständischen Unternehmen erfahren wir täglich, dass sich die ständig aktualisierenden Begriffe aus der digitalen Arbeitswelt negativ auf die Mitarbeiter und Unternehmen auswirken können. Diese können im schlimmsten Fall als eine Art digitales Himmelfahrtskommando wahrgenommen werden. Zugegeben, das ist jetzt etwas zugespitzt formuliert, aber oftmals hören wir Sätze wie: “Wir wollen SCRUM einführen, das machen jetzt alle”! Ohne dieses Projektmanagement Tool jetzt weiter auszuführen muss klar gesagt werden: dem technologischen Schreckgespenst wurde soeben Einlass in das Unternehmen gewährt! Methoden der digitalen Arbeitswelt sollten niemals Selbstzweck sein und immer nach Bedarf eingesetzt werden. Wird von den Mitarbeitern kein konkreter Mehrwert erkannt, so wecken digitale Technologien eher Unsicherheiten und Ängste. Gründe dafür, warum Themen rund um den Digital Workplace schnell zum Schreckgespenst werden sind:

  • digitale Technologien werden von Unternehmen als Selbstzweck betrachtet
  • Mehrwerte digitaler Technologien werden nicht an Mitarbeiter kommuniziert
  • es gibt keine Multiplikatoren für digitale Themen in Unternehmen
  • Angst der Mitarbeiter vor Veränderungen am Arbeitsplatz (Überforderung)

…oder auch ein mangelnder Wille der Führungsebene für Veränderungen. Aber was genau müssen Unternehmen beachten, damit Mitarbeiter für die Nutzung von digitalen Technologien am Arbeitsplatz befähigt werden?

Wie wird der Digital Workplace zu einer Art Lichtgestalt?

Keine Frage, die Einführung und Etablierung digitaler Lösungen in Unternehmen erfordert Know-how und Planung. Dennoch gibt es einige zentrale Bausteine, die bei der Ausgestaltung eines digitalen Arbeitsplatzes beachtet werden sollten. Damit das Potential digitaler Technologien für Unternehmen und Mitarbeiter nutzbar gemacht werden kann, sollten folgende Dinge beachtet werden:

  • Change-Maßnahmen an alle Mitarbeiter adressieren
  • Bedarfe ermitteln - nicht jede digitale Lösung stellt einen Mehrwert dar
  • Konkrete Mehrwerte der Lösungen für einzelne Prozesse offen legen
  • Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse über Technologien einbeziehen
  • Multiplikatoren im Unternehmen benennen

...und am wichtigsten ist das ENABLING der Mitarbeiter. Es reicht nicht nur digitale Technologien bereitzustellen. Man muss die Mitarbeiter auch zum Umgang mit digitalen Lösungen befähigen. Dafür können beispielsweise Schulungen stattfinden.

Fazit: Technologien am Arbeitsplatz sind kein Selbstläufer

Die fortschreitende Digitalisierung ist der Treiber dafür, dass mittlerweile nahezu jede Erwerbstätigkeit durch den Einsatz technologischer Hilfsmittel vollzogen wird. In der Folge hat sich nicht nur die Art und Weise wie Arbeit verrichtet wird vollkommen verändert, sondern auch das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter. Mitarbeiter erhalten durch die Einführung digitaler Technologien die Möglichkeit ortsunabhängig zu kommunizieren oder zusammenzuarbeiten. Der Digital Workplace stellt dafür ein Ansatz für die Umsetzung dieser Möglichkeiten dar. Damit sich die Wirksamkeit von digitalen Technologien am Arbeitsplatz jedoch optimal entfalten kann, bedarf es eine am Mitarbeiter ausgerichtete IT-Strategie. Nur so wird ein Digital Workplace zur Lichtgestalt für ihr Unternehmen.

Fortsetzung der Reihe:

Das Intranet als zentrales Portal für einen wirksamen Digital Workplace

Foto: Sarah Jürgel

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